Pivot-taulukoinnin kestävä Excel-aineisto

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Pivot-taulukko on Excel-toiminto, jota tarvitaan laadittaessa suurehkoista tietokokonaisuuksista analyyseja, raportteja ja yhteenvetoja. Mahdollisesti yhteenvedoista piirretään vielä graafisia esityksiä.

Jotkut onnekkaat saavat käyttöönsä valmista raportointikelpoista aineistoa, mutta edelleen moni tuskailee taulukoihinsa liittyvien pulmien kanssa. Ne voivat koskea tiedon esitystapaa tai tietotyyppiä, mutta yhtä hyvin taulukon koko rakenne voi olla pielessä. Jos suinkin voit vaikuttaa käyttämäsi tietokokonaisuuden ominaisuuksiin, kannattaa olla aktiivinen.

Muotoile taulukoksi -toiminto ei ole pakollinen välivaihe esimerkiksi pivot-taulukkoa tehtäessä, mutta sillä kannattaa käsitellä useimmat suuret aineistot. Taulukoksi muotoilun mukana tulee paljon fiksua toiminnallisuutta, jota ei kannata jättää hyödyntämättä ja joka riittää käyttöösi ellei tarvitse tehdä muuta kuin lajitella ja muodostaa tiedosta suodatettuja ryhmiä. Lisäksi Muotoile taulukoksi antaa viitteitä siitä, onko aineistosi kelvollista pivot-taulukoksi, koska tietoon kohdistuvat vaatimukset ovat pitkälti samoja.

Mutta itse asiaan! Muotoile taulukoksi -toiminnolla käsiteltävän sekä pivot-taulukon pohjatiedoiksi kelpaavan Excel-taulukon ominaisuuksia ovat:

Sarakkeittain järjestetty tieto. Kaikenlaiset rivi- ja sarakeotsikkoviritelmät riittävät tekemään aineistosta käyttökelvotonta ja ne ovat myös turhia. Rivi- ja sarakeotsikoin järjesteltyä aineistoa saadaan myöhemmin pivot-taulukkotoiminnolla joustavasti ja vieläpä monesta eri näkökulmasta.

Tämä asettelu täyttää pivot-taulukkokelpoisuuden vaatimukset.

 

Tällaisen taulukon ja monta muuta saat parilla klikkauksella ylemmän kuvan mukaisesta datasta pivot-taulukkotoiminnolla.

Kuvaavat sarakeotsikot. Ne kertovat lyhyesti mutta selkeästi sarakkeessa olevaa tietoa tai ovat ymmärrettäviä ainakin sille, joka tietoa käsittelee.

Kukin tietotyyppi on omassa sarakkeessaan, toisin sanoen tekstiä, lukuja tai päivämääriä ei sekoiteta. On olemassa montakin keinoa jakaa tietoa sarakkeisiin, mutta jos tältäkin urakalta voi välttyä suunnittelemalla asioita etukäteen niin miksipä ei näin toimittaisi. Jos taulukkoa täydennetään ihmisvoimin, tiedon oikeasta syöttömuodosta voi huolehtia kelpoisuustarkistuksen avulla (estetään kaksoiskappaleet, rajoitetaan merkkimäärää ja lukumuotoa jne).

Samaa tietoa ei ole useammassa kuin yhdessä sarakkeessa. Kuvassa myyntilukuja on kolmessa eri sarakkeessa eri tavoin nimettynä! Tällainen taulukko on käyttökelvoton. Tosin Power Pivotin käyttäjä pelastaa tilanteen näppärästi: katso alempaa vinkki, jolla korjaat tilanteen.

 

Pivot-taulukoksi tarkoitetussa aineistossa ei saa olla tyhjiä sarakkeita. Muotoile taulukoksi -toiminnolle tyhjä sarake kelpaa, mutta joudut muuttamaan manuaalisesti taulukon oletusrajoja ja luultavasti huomaat tyhjän sarakkeen olemassaolon tässä vaiheessa. Ilman taulukoksi muotoilua näet virheilmoituksen pivot-taulukon luontivaiheessa.

Pivot-taulukoksi tarkoitetussa aineistossa saa olla tyhjiä soluja kunhan huomioi, että ne saattavat vaikuttaa pivot-taulukon toimintaan. Vanhemmissa versioissa ja Macille tehdyssä Excelissä tyhjä solu numerotietoa sisältävässä sarakkeessa vaihtaa sarakkeen laskemisessa käytettävän funktion oletusarvoisesta SUMMA-funktiosta LASKE-funktioksi (COUNT). Versiossa 2016/365 tyhjillä soluilla ei enää näytä olevan merkitystä: jos sarakkeessa on lukuja, ne summataan välissä olevista tyhjistä soluista huolimatta.

 

Älä laske taulukkoon loppusummia, keskiarvoja tms. koska voit hoitaa tällaiset toimet pivot-taulukossa. Loppusummarivi tms. tietoalueen lopussa päätyy sitä paitsi kovin helposti pivot-taulukkoon ja tuottaa virheellistä tietoa.

 

Power Pivot apuun!

Ellei taulukkosi ole täysin pivot-kelpoinen, säästyt ylimääräiseltä työltä mikäli käytössäsi sattuu olemaan Power Pivot*. Se on Excelin analysointityökalu, jonka työkaluilla voit mm. korjata rakententeeltaan toimimatonta dataa (vanhemmissa versioissa mahdollisesti oleva Power Query hoitaa saman asian). Myös tiedon jakaminen eri sarakkeisiin hoituu näppärästi Power Pivotin kyselyeditorissa!

Power Pivotilla tehtävän korjauksen työvaiheet näet seuraavalla kuvakaappausvideolla:

 

*)Excel 2016/365 -käyttäjät löytävät Power Pivotin Excelin asetusten Apuohjelmat -kohdasta: valitse alhaalta Hallitse-kohdasta COM-apuohjelmat ja rastita seuraavassa valintaikkunassa Microsoft Power Pivot for Excel -ruutu. Aiempien Office-versioiden ja Power Pivotin saatavuudesta saat lisätietoja artikkelista Missä Power Pivot on?

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Google+ :ssa!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus presentaatio Prezi Prezi-koulutus sosiaalinen intra sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus Twitter työssäoppiminen uusi työ visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa