Toheloinninkestävä Excel-taulukko

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Onko tilanne tuttu: saat tehtäväksesi laatia työryhmän yhteiseen käyttöön Excel-taulukon. Käytät siihen tuntikausia vain saadaksesi todeta, että joku on härsinyt taulukon käyttökelvottomaksi. Viimeistään tässä vaiheessa valkenee, että “kaikkihan nyt työvälineohjelmia osaavat käyttää” onkin toiveajattelua.

Kun sitten parsit sotkettua taulukkoa tai jos jo etukäteen haluat estää tällaista onnettomuutta tapahtumasta, tutustu seuraavassa esittelemiini toimintoihin. Lista ei ole millään muotoa kattava vaan esimerkinomainen. Työkirjan/taulukon käyttötarkoituksesta ja tyypistä riippuen kuitenkin jo pari niksiä voi  riittää vapauttamaan sinut ikävästä korjaustyöstä johonkin mielekkäämpään. Olen jakanut toheloinninkestävyyttä parantavat toiminnot kolmeen ryhmään: luettavuus, ohjeistus ja suojaus. Rajat eivät tosin ole ehdottomia, esimerkiksi ohjeistukseen sijoittamani kelpoisuustarkistus voi tiukimmilla määrityksillä olla myös suojaustoiminto. Huomaa myös, että näillä neuvoilla et vielä saa aikaan mallitiedostoa vaan kyse on tavallisesta työkirjasta, jota täydennetään usean käyttäjän yhteistyönä.

 

LUETTAVUUS

Excelin ruutujen kiinnitysJos taulukko on laaja, kiinnitä sen otsikot siten, etteivät ne katoa vieritettäessä taulukkoa alaspäin. Suinkaan kaikki Exceliä käyttävät eivät osaa tehdä tätä itse ja vain suuttuvat otsikoiden kadotessa näkyvistä. Kiukku kohdistetaan tietysti sinuun, mutta vältyt syytöksiltä kun hyödynnät valikkokomentoa Näytä/Kiinnitä ruudut (View/Freeze Panes).

Taulukon harkituilla muotoiluilla voit parantaa luettavuutta ja selkeyttä, mikä taas vähentää virhetulkintojen mahdollisuutta. Voit käyttää esimerkiksi väriä osoittaaksesi, että tietyllä taustasävytyksellä merkittyihin soluihin kirjoitetaan jotakin. Vältä ylimääräisiä viivoja ja rimoja silloin kun niillä ei ole mitään merkitystä. Säästeliäästi käytettynä ne ryhdistävät taulukon rakennetta ja ohjaavat katseen sinne mihin pitääkin.

Työkirjan välilehtiä voi nimetä selväkielisesti  ja niiden värinkin voi vaihtaa. Tarvittavat komennot löydät taulukkovälilehden pikavalikosta. Selkeä nimeäminen auttaa käyttäjää löytämään työkirjasta tarvitsemansa. Useita taulukoita sisältävissä työkirjoissa väri toimii tiedon luokittelijana.

 

OHJEISTUS

Taulukkoon syötettävän tiedon pitäisi yleensä olla määrämuodossa, jotta taulukon jatkokäsittely sujuisi vaivattomasti. Voit ohjata tietojen syöttöä Tiedot-välilehdellä olevalla kelpoisuustarkistustoiminnolla (data validation). Voit liittää kelpoisuustarkistuksen avulla soluihin ohjeita tiedon tyypistä, merkkijonon pituudesta yms. Tiukimpia ehtoja käyttäessäsi voit kokonaan estää vääränlaisen tiedon kirjoittamisen.

Voit antaa taulukon käyttäjälle tietoa myös soluihin liitettävien kommenttien välityksellä. Niitä pääset lisäämään Tarkista-välilehdeltä (Review) tai Shift+F2 -näppäinyhdistelmällä.

 

SUOJAUS

Rajaa työskentelyalue visuaalisesti ellei taulukon tarvitse laajentua automaattisesti. Excel-taulukossa on nykyisellään yli miljoona riviä ja 16 384 saraketta. Taulukon käyttäjän ei todennäköisesti tarvitse käsitellä niitä kaikkia. Piilottamalla tarpeettomat rivit tai sarakkeet estät käyttäjää vahingossa siirtymässä riville 15 835 sarakkeeseen EZ, josta pois pyrkiessään hän panikoituu ja pahimmillaan tuhoaa jotakin. Piilotusta varten sinun pitää saada valittua rivejä ja sarakkeita taulukon loppuun saakka – kokeile ihmeitä tekevää näppäinyhdistelmää Ctrl+Shift+nuoli.

Työkirjoissa voi olla dataa usealla taulukkovälilehdellä. Usein välilehdet sisältävät erinäköisiä aputaulukoita ja -laskelmia, joihin loppukäyttäjän ei ole tarpeellista päästä käsiksi. Piilota välilehdet, joihin ei peruskäytössä lisätä tietoa. Tarvittava komento löytyy välilehden pikavalikosta.

Voit estää kriittisten solujen muutokset taulukon suojauksella. Tiesitkö, että Excelin kaikissa soluissa on oletuksena lukitus, jota tavanomaisessa käytössä tuskin huomaa. Taulukko suojattaessa lukitus pitää kuitenkin poistaa niistä soluista, joihin käyttäjän pitää päästä kirjoittamaan. Huomioi myös solut, joihin taulukon/työkirjan kaavat lisäävät tietoa automaattisesti – niitä ei suojata. Itse suojauksen osalta etene seuraavasti:

  • Valitse solut, joihin on päästävä kirjoittamaan. Jos solut sijaitsevat hajallaan taulukossa, turvaudu monivalintaan (Ctrl+valinta).
  • Avaa Muotoile solut -valintaikkuna (Format Cells), siirry Suojaus-välilehdelle (Protection) ja poista valintamerkki Lukittu (Locked). Sulje valintaikkuna.
  • Klikkaa Tarkista-välilehdellä (Review) olevaa Suojaa taulukko -painiketta (Protect Sheet). Valintaikkunan oletusasetuksin tiedon lisäys lukitsemattomiin soluihin sallitaan. Salasanaa ei tarvita enkä suosittelekaan sellaisen käyttöä muuten kuin välttämättömän pakon edessä. Kun salasanaa tarvitaan pienten muutosten tekemistä varten, taulukon salasanalla suojannut on yleensä vaihtanut työpaikkaa eikä häntä saada kiinni.

Excel-taulukon suojaus

 

Kun olet tehnyt työkirjaan ja taulukoihin tarvittavat varotoimenpiteet, valitse vielä ennen tallennusta käyttäjän käsiteltäväksi tarkoitetusta taulukosta sellainen solu, josta on luonteva aloittaa. Työkirja nimittäin aukeaa siltä kohdalta, joka oli aktiivinen tallennushetkellä!

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Google+ :ssa!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus presentaatio Prezi Prezi-koulutus sosiaalinen intra sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus Twitter työssäoppiminen uusi työ visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa