Hallitse ehdollisen muotoilun oletukset

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Ehdollisella muotoilulla on oletusasetuksensa kuten muillakin Excelin toiminnoilla. Oletus on kuitenkin aina oletus ja on taulukon laatijan vastuulla, että tieto esitetään oikein.

Aloitetaan tietopalkeista: niiden oletus on, että valitun solualueen minimi on nolla ja alueelta löytyvä suurin luku on maksimi, jolloin tietopalkki piirretään täyttämään koko solu. Tämä ei kaikissa tapauksissa anna oikeaa kuvaa asioista.

Kuvan taulukossa on koepisteitä asteikolla 1 – 10. Rivillä 4 oleva palkki antaa ymmärtää, että arvosanan kahdeksan saanut oppilas olisi tehnyt parhaan mahdollisen suorituksen. Onhan hän toki joukon paras tällä kertaa, mutta ehkä halutaan saada näkyviin myös tieto, että kukaan kokeeseen osallistuneista ei saanut täysiä pisteitä. Korjataan siis tietopalkin arvot vastaamaan käytössä olevan pisteasteikon rajoja Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkunassa.

 

Kuvakejoukkoja käytetään erilaisten tilojen ja hälytysrajojen merkitsemiseen. Käytetyin väriyhdistelmä on punainen, keltainen ja vihreä. Usein punainen kuvake ilmaisee, että solun arvo on alittanut tai ylittänyt kriittisen rajan. Tällöin vihreä vastaavasti osoittaa, että tilanne on optimaalinen tai suotuisa. Entä mikähän on keltaisen kuvakkeen välittämä viesti? Keltaista kuvaketta käytetään silloin kun solussa oleva arvo ei edellytä vihreän tai punaisen kuvakkeen käyttöä. Onko tarpeen kertoa erikseen, että asiat eivät ole huippuhyvin, mutta eivät huonostikaan?

Joskus ehkä tarvitaan tieto siitä, että ollaan lähestymässä kriittistä pistettä, mutta onko siinä tapauksessa vihreä tarpeellinen? Riittäisivätkö keltainen ja vihreä merkintä, entä pelkästään punainen tai vihreä? Eräs visualisoinnin perustoteamus on: “Jos korostat kaikkea, et korosta mitään.” Ehdollisen muotoilun asetuksissa olevaa vaihtoehtoa Ei kuvaketta solussa voi ja kannattaakin käyttää silloin, kun merkintä ei antaisi mitään oleellista lisätietoa.

 

 

Olen muutaman kerran törmännyt blogipostauksiin, joissa neuvotaan miten tehdään oma ehdollisen muotoilun kuvakesetti. Ennenkuin ryhdyt urakoimaan, tutki mahdollisuus, joka on ollut Excelissä versiosta 2010 lähtien: voit valita mistä tahansa kuvakejoukosta yksittäisen kuvakkeen oletuskuvakkeen paikalle.

Esimerkissä tarkkaillaan mittaustulosten keskiarvoa. Valmiin kuvakejoukon käyttöönoton jälkeen taulukossa on turhaa tietoa ja liikennevaloja muistuttava väriyhdistelmäkin on kulunut.

Tässä tilanteessa asiat ovat hyvällä tolalla, jos mittaustulosten keskiarvo on suurempi kuin viitearvo. Arvo, joka on viitearvoa 1,5 yksikköä pienempi voidaan kuitenkin hyväksyä, mutta tällaiset kohdat halutaan merkitä. Arvot, jotka täyttävät kriteerit, päätetään jättää merkitsemättä – huomio halutaan kiinnittää vain poikkeamiin, joihin on mahdollisesti puututtava. Muokataan siis kuvakejoukkoa jättämällä yksi kuvakkeista pois ja vaihtamalla keltaisen paikalle vaaleampi punaisen sävy toisesta kuvakejoukosta.

Valmiiseen tuotokseen on vielä lisätty sarake sparkline-kaavioita varten. Pienet kuviot antavat rivikohtaista lisätietoa kehityksen suunnasta ja vaihteluista. Erilliset kaaviothan eivät ole ainoita Excel-toimintoja, joita voidaan käyttää taulukoiden sisältämän tiedon havainnollistamiseen.

 

Oletko jo huomannut, että olen kirjoittanut ehdollisesta muotoilusta kaksi muutakin ohjeartikkelia? Jos tämä toiminto on sinulle outo, aloita näistä:
Excelin ehdollinen muotoilu – raporttiesi viimeinen silaus
Ehdollisen muotoilun ohjeistus kaavalla

Lisäksi käytin ehdollista muotoilua apuna piirtäessäni vohvelikaavion (waffle chart):
Vohvelikaavion piirtäminen Excelillä ja
Vuorovaikutteisuutta Exceliin ilman koodirivejä.

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Google+ :ssa!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus presentaatio Prezi Prezi-koulutus sosiaalinen intra sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus Twitter työssäoppiminen uusi työ visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa