Excelin ehdollinen muotoilu – raporttiesi viimeinen silaus

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Tämä postaus aloittaa Excelin ehdollista muotoilua käsittelevän sarjan. Tulossa on vielä ainakin kaksi jatko-osaa, joissa käsittelen mm. ehtojen määrittelyä kaavan avulla ja annan selviytymisohjeita oletusasetusten varalle.

Ehdollinen muotoilu on Excel-toiminto, jonka avulla numeromassasta saa näkyviin trendejä, jakaumia ja poikkeamia. Koska ehdollinen muotoilu on esitystapana visuaalinen, se sopii korostuskeinoksi ja mielenkiinnon ylläpitäjäksi monenlaisiin Excelillä tehtyihin tuotoksiin.

Ehdollinen muotoilu toimii nimensä mukaisesti: valitset solualueen ja määrittelet ehdon, jonka perusteella Excel muotoilee ehdon täyttävät solut. Yksinkertainen ehto voisi esimerkiksi pyytää värittämään kaikki solut, joiden arvo on suurempi kuin 1000. Alla olevalla videolla määrittelen ehdon ja muutan myös muotoiluasetusten oletuksia.

Ehdossa voi käyttää myös tietoa, joka on muotoiltavan alueen ulkopuolella. Edellä tehdyn muotoilun voisi toteuttaa siten, että 1000 kirjoitetaan taulukkoon ja ehtoa määriteltäessä klikataan kyseistä solua eli tehdään soluviittaus. Ellei ehdoksi annettu arvo ole takuuvarmasti muuttumaton, tämä onkin joustava ja mitä suositeltavin käytäntö.

Valmiita muotoilusääntöjä on viittä eri tyyppiä:

Solujen korostussäännöt muotoilevat pyydetyllä tavalla annettua arvoa pienemmät tai suuremmat, sitä vastaavat tai tietylle välille sijoittuvat arvot. Merkkijonokin kelpaa ehdoksi. Huomaa, että korostussääntöjen luettelosta löytyy työkalu myös kaksoiskappaleiden merkitsemiseksi.
Ensimmäiset/viimeiset-säännöt perustuvat valitun alueen solujen suuruusjärjestykseen. Voit muotoilla suurimman tai pienimmän pään arvot tai esimerkiksi keskiarvoa suuremmat tai pienemmät.
Tietopalkit piirretään solussa olevien arvojen pohjalta: mitä isompi luku, sitä pidempi palkki.
Väriasteikot ja kuvakejoukot muistuttavat toimintatavaltaan toisiaan. Niiden perustana on valintaan sisältyvien arvojen keskinäinen vertailu sekä raja-arvot, joiden perusteella solu väritetään tai siihen lisätään kuvake. Esimerkiksi väriasteikon vaihteluin aikaansaatu lämpökartta (heat map) on luultavasti monelle tuttu esitystapa.

Ehdollisen muotoilun käyttö on helppoa, mutta helppous voi yllättää. Eräs koulutukseeni osallistunut kuvasi ehdollista muotoilua näin: “On se tuttu, sehän on niitä värikkäitä pläjäyksiä, jotka eivät sano yhtään mitään.” Olisikohan hän joutunut katselemaan seuraavan kuvan tyyppisiä esityksiä? Tuotos on saatu aikaan valitsemalla koko taulukko ja klikkaamalla väriasteikko käyttöön – tämän olen huomannut olevan melko tavallinen lähestymistapa toimintoa käyttävälle ensikertalaiselle.

Lopputuloshan ei kerro mitään sellaista, mitä taulukon alimmaista riviä lukemalla ei saisi irti. Syy on ehdollisen muotoilun käyttötavassa: jos koko taulukko on valittuna ennen toiminnon toteuttamista, vertailu myös toteutetaan kaikkien valintaan sisältyneiden solujen kesken. Koska yksikköhinnaltaan halvimpia tuotteita ei ole myyty erityisen runsaasti suhteessa muihin, on selvää, että niiden sarakkeet muotoillaan pienille arvoille varatulla värillä.

Aloitetaan siis alusta: valitaan muotoiltu alue ja käytetään ehdollisen muotoilun valikossa olevaa Poista säännöt -komentoa. Sen jälkeen otetaan muotoilu uudestaan käyttöön sarake kerrallaan, jolloin jokaista saraketta varten syntyy erillinen ehto. Nyt taulukko antaa enemmän tietoa ja saa ehkä kysymään miksi juuri toukokuussa myydään paljon pipoja tai miksi kuoritakit eivät kiinnosta lokakuussa, vaikka housuja kyllä menee.

Taulukon muotoilu yksi sarake kerralla ei muuten ole niin työlästä kuin kuvittelisi. Muotoilusivellin osaa käsitellä myös ehdollisia muotoiluja, joten riittää kun muotoilet ensimmäisen sarakkeen (kuvassa B3:B:14) ja kopioit muotoilun siitä muihin sarakkeisiin.

Väriasteikoissa jokaista väriyhdistelmää kohti on toinen samanlainen käänteisenä, koska huono tai hyvä tilanne voi yhtä hyvin johtua liian suurista kuin liian pienistäkin arvoista. Vakiokäytäntöhän on, että esimerkiksi punaisen ja vihreän yhdistelmiä käytettäessä punaisella merkitään ei-toivottavaa tilannetta ja vihreällä toivottua.

Muotoiluehtoja ja muotoilutyylejä pääset muokkaamaan valinnalla Sääntöjen hallinta. Varmistu ehtoa muokatessasi, että muutos kohdistuu alueeseen, jolle teit alkuperäiset määritykset, koska tahattomasti tehdyt päällekkäiset ehdot voivat tuottaa outoja virheitä. Jos ehto ei toimi haluamallasi tavalla ja haluat vaihtaa sen eri tyyppiseksi, varminta on poistaa vanha ehto ennen uuden määrittelyä.

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Google+ :ssa!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus presentaatio Prezi Prezi-koulutus sosiaalinen intra sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus Twitter työssäoppiminen uusi työ visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa