Ehdollisen muotoilun ohjeistus kaavalla

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Ehdollisen muotoilun tyyleissä on valinnanvaraa ja niitä voi myös muokata. Valmiit muotoilutyylit eivät kuitenkaan aina tuota edes muokattuina haluttua lopputulosta. Pelastus löytyy kaavasta.

Ehdollisen muotoilun ohjeeksi kirjoitettavalla kaavalla on yksi perusvaatimus: sen pitää antaa vastaukseksi totuusarvo, TOSI tai EPÄTOSI. Kun kaava palauttaa arvon tosi, solu muotoillaan, vastauksen ollessa epätosi muotoilua ei oteta käyttöön.

Esimerkki selventäköön: haluaisit korostaa taulukosta rivit, joissa myyntien määrä ylittää 100 euroa. Valmiilla Suurempi kuin -korostussäännöllä onnistuu yksittäisten solujen korostaminen C-sarakkeesta, mutta jos saman muotoilutyylin ottaa käyttöön valinnassa A2:C17, lopputulos on juuri sellainen edellisessä postauksessa kuvattu “värikäs pläjäys, joka ei sano mitään”. Taulukosta muotoiltaisiin kaikki luvut, jotka täyttävät ehdon ja sellaiseksi kelpaa iloisesti mm. päivämäärässä oleva vuosiluku.

Jos taulukossasi on vanha ehto, poista se ja valitse alue alue jonka rivit haluat korostaa, kuvan tilanteessa se olisi A2:C17. Valitse Ehdolllinen muotoilu/Uusi sääntö/Määritä kaavan avulla mitkä solut muotoillaan.

Kirjoita kaavalle varattuun ruutuun =$C2>100.

Tämä riittää siihen, että valitulla alueella oleva kokonainen rivi korostetaan silloin kun C-sarakkeessa oleva luku on suurempi kuin 100. Kaavassa oleva $C2 on tyypiltään sekaviittaus (jos eri viittaustyypit ovat päässeet unohtumaan tai et ole niistä ikinä kuullutkaan, lue tämä hyvä selitys soluviittauksista). Dollarinmerkki C-kirjaimen edessä tarkoittaa kiinteää eli absoluuttista viittausta C-sarakkeeseen. Se pitää huolen siitä, että ehto tutkii vain C-sarakkeen sisältöä. Koska rivinumeroon viittaavan kakkosen edestä puuttuu kiinteän viittauksen $-merkki, kaava sallii eri riveillä olevien tietojen lukemisen. Mikäli kaavalla annettu ehto pitäisi kääntää arkikielelle, se kuuluisi jotakuinkin näin: “Jos C-sarakkeessa oleva luku on suurempi kuin 100 eli ehto antaa vastaukseksi arvon TOSI, muotoile jokainen samalla rivillä oleva solu tavalla, jonka olen määritellyt.”

Toisessa esimerkissä asunnon ostoaikeissa oleva Excel-käyttäjä on hakenut netistä luettelon myytävistä kohteista. Kaavan avulla on helppo korostaa esimerkiksi tietyllä alueella olevat huoneistot, valita toivottu huonemäärä ja asettaa hintakattoja sen mukaan,mitä pankista on luvattu lainaksi:

Jos asunnonostajamme haluaisi antaa useita vaihtoehtoja esimerkiksi kaupunginosalle, hän voisi kirjoittaa kaavan sisälle myös TAI-ehdon:

=JA(TAI($A2=”Mattilanpelto”;$A2=”Laajavuori”);$B2<=126000;$C2=1)

Etsittävien merkkijonojen kirjoittaminen kaavaan ei kuitenkaan ole järkevää. Jos ehtoa haluaa vaihdella usein, jatkuva valintaikkunoissa ramppaaminen alkaa kyllästyttää. Aina kun mahdollista, ehdon perustana olevassa kaavassa kannattaa viitata taulukkoon, jolloin ehtojen muuttaminen onnistuu suoraan taulukkoon merkittyyn tilaan kirjoittamalla. Samalla toteutuu eräs hyvistä taulukon laatimisen käytännöistä: joustavuus.

Edellinen parannettuna alkeelliseksi hakulomakkeeksi:

Huomaa soluviittausten käyttö!

Vaihtoehtoja hakuun saa lisäämällä sarakkeita ja kirjoittamalla JA-ehdon sisälle TAI-ehtoja, esimerkiksi näin:

Tässä vasta pari ehtoa, mutta mahdollisuuksia riittää. Esimerkiksi huoneluvulle voi antaa ylärajan tai jättää sen kokonaan pois ellei sillä ole väliä jne.

Olet ehkä tehnyt vastaavanlaisia hakuja suodattamalla Muotoile taulukoksi -toiminnolla käsiteltyä aluetta. Suodatuksella ja yllä esitellyllä tavalla on kuitenkin erona se, että suodatus piilottaa kaiken sen, mikä ei vastaa ehtoa. Ehdollinen muotoilu sen sijaan jättää muutkin vaihtoehdot jäljelle ja tulos näytetään laajemmassa asiayhteydessään.

Kolmannessa ja luultavasti sarjan viimeisessä postauksessa tulen puuttumaan ehdollisen muotoilun oletusasetuksiin. On hyvä, että ohjelma ohjaa ja opastaa, mutta oletusten perässä on myös helppo ajautua huonojen käytäntöjen tielle.

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Google+ :ssa!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus presentaatio Prezi Prezi-koulutus sosiaalinen intra sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus Twitter työssäoppiminen uusi työ visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa