Näin saat kyselyn tulokset esityskelpoiseen muotoon Pivot-taulukon avulla

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Kuulutko niihin, jotka välttelevät Excelin pivot-taulukoita selityksellä “koska en ole tekemisissä laajojen numeromassojen kanssa”? Oletko aivan varma, että pivot-taulukot eivät voisi helpottaa arkeasi? Pivot-taulukko hoitaa nimittäin hommansa riippumatta siitä annatko sille työstettäväksi numeroita vai tekstitietoa. Seuraavassa esimerkissä käsittelen tietoja, joihin ei sisälly yhtäkään numeroriviä. Teen tiedoista yhteenvedon, josta muokkaan edelleen materiaalia liitettäväksi presentaatioon tai raporttiin.

Kuvassa on osa kuvitteellisesta kyselystä, jolla on kartoitettu erään palvelun käyttöä ja käyttäjäkuntaa. Vastauksista on kertynyt 343 riviä tekstimuotoista tietoa. Aineisto on Excelille pieni, mutta sen kokoaminen yhteenvedoksi olisi työlästä tukkimiehen kirjanpidolla.

Kyselyn tiedot muodostavat yhtenäisen alueen, jossa ei ole tyhjiä rivejä eikä sarakkeita – tämä onkin suositeltava rakenne jatkokäsittelyn kannalta. Ensimmäiseksi kannattaa käyttää Muotoile taulukoksi -toimintoa, joka muuttaa aineiston tietokantaa muistuttavaksi kokonaisuudeksi. Jo tässä vaiheessa tietoja voi tarkastella suodattamalla niitä sarakeotsikoiden oikean laidan nuolesta aukeavaa valikkoa käyttäen. Voit tehdä Pivot-taulukon ilman tätä työvaihetta ja toisinaan näin joutuu toimimaankin, mutta mm. tietojen päivitys sujuu näppärästi jos taustalla on taulukoksi muotoiltu alue.

 

Pivot-taulukon luonti aloitetaan Lisää-välilehden Pivot-taulukko-painikkeella. Jos olet tehnyt tiedoista taulukon, riittää kun mikä tahansa solu alueelta on valittuna, muussa tapauksessa tietoalue pitää valita tarkasti. Voit hyväksyä Luo Pivot-taulukko -valintaikkunan tarjoamat vaihtoehdot ellet sitten halua pivotiasi samalle välilehdelle alkuperäisten tietojen kanssa. Itse suosin erillistä välilehteä, mutta tämä on makuasia.

Pivot-taulukko rakennetaan Excel-ikkunan oikeaan laitaan ilmestyvän kenttäluettelon avulla. Käyttöönotettavat kenttänimet vedetään ylempää alhaalla olevaan neljään ruutuun. Kuvasta näet, että olen kahdesti valinnut Käyttää palvelua X -kentän. Se on otsikkona Sarakkeet-osiossa ja lisäksi sitä tarvitaan laskemiseen, joten se on vedetty myös Arvot-osioon. Taloudessa oleva auto on alisteinen kenttä asumismuotoa osoittavalle kentälle, joten tiedot lajitellaan ensisijaisesti asumismuodon mukaan.

Kenttien käytöstä on annettu yleisohjeeksi, että ei-numeeriset kentät kuuluvat riviosioon, päivämäärän ja ajan kentät sarakeosioon ja numeeriset kentät arvoiksi. Tässä aineistossa ainoa “pakollinen” työvaihe on palvelun käyttöä osoittavien Kyllä/Ei vastausten sijoittaminen arvoiksi, muilta osin tämän esimerkin tiedot voisi asetella toisellakin tavalla kuin olen tehnyt.

Pivot-taulukko kuuluu niihin toimintoihin, johon liittyvät työkalut näytetään vain, jos itse pivot-taulukko on aktiivinen. Jos siis kadotat kenttäluettelon, klikkaa jotakin pivot-taulukon soluista. Ellei kenttäluettelo vieläkään näy, sinun pitäisi kuitenkin nähdä pivot-taulukkotyökaluihin kuuluva Analysoi-välilehti. Klikkaa Kenttäluettelo-painiketta ja karkulainen löytyy.

Kenttäluettelon Arvot-osio on paikka, jossa tehdään Pivot-taulukoiden laskutoimitukset. Kun sijoitat kenttänimen Arvot-osioon, Excel tarkistaa ensimmäiseksi tiedon tyypin. Tekstitiedosta lasketaan esiintymiä eli tässä tapauksessa Excel laskee montako Kyllä- ja Ei-vastausta löytyy sekä lajittelee ne otsikoittain: moniko palvelun käyttäjä asuu omakotitalossa, moniko kerrostalossa jne. Jos LASKE-funktio tai sen sukulaisfunktiot LASKE.JOS ja LASKE.JOS.JOUKKO ovat sinulle tuttuja, pivot-taulukko toimii tässä kohden samaan tapaan. Vastaukset voisivat yhtä hyvin olla numeromuodossa (esim. Kyllä = 1, Ei = 2), jolloin luvut laskettaisiin yhteen ja vastaavassa tilanteessa joutuisit korjaamaan laskentatavan kenttäpainikkeen nuolen avaaman valikon kohdasta Arvokentän asetukset.

Valmiista taulukosta näet palvelun käyttäjäkunnasta tehdyt laskelmat asumismuotojen ja talouden autotilanteen mukaan.

 

Viimeistely

Jos kyselyn tulos halutaan näyttää esityksessä, tässä vaiheessa on tehty vasta puolet työstä. Muokataan ensin itse pivot-taulukkoa helpommaksi lukea. Välisummat ovat oletuksena näkyvissä rivien yläpuolella, mutta tällä kertaa niitä ei tarvita. Piilotetaan ne Rakenne-välilehden Välisummat-painikkeen Älä näytä välisummia -komennolla.

Kyllä-vastaukset voisivat näkyä ensin. Kun valitsen solun pivot-taulukosta jommankumman sarakeotsikon eli kuvassa solun B2 tai C2 ja toteutan lajittelun suurimmasta pienimpään, järjestys vaihtuu. Myös A-sarakkeessa olevat Kyllä- ja Ei-vastaukset on lajiteltu.

Kyselyaineistojen raakadatan otsikot eivät aina ole selkeimpiä mahdollisia, mutta onneksi  pivot-taulukon otsikoita voi muokata. Kun viet hiiren osoittimen otsikon päälle, näet mistä sarakkeesta tiedot ovat peräisin. Esimerkiksi solun B2 tiedoista paljastuu, että sarake liittyy palvelun käyttöön, joten otsikoksi voisi korjata Käyttää, vastaavasti C-sarakkeen otsikoksi sopisi Ei käytä. A-sarakkeeseen voi kirjoittaa Kyllä-sanan tilalle Auto ja Ei-sanan tilalle Ei autoa – huomaa, että solun A4 korjaus riittää muuttamaan myös solun A7 tekstin, koska tiedot ovat lähtöisin samasta lähtötaulukon sarakkeesta.

Pivot-taulukko ei ole muokkauksista huolimatta mitenkään silmiä hivelevä luomus ja siitä piirretty kaavio vielä vähemmän. Ellei ole mitään hyvää syytä sille, että pivot-taulukkoa pitää päästä lennossa muuttelemaan, se kannattaa kopioida staattisina arvoina toiseen paikkaan ja muotoilla erikseen esitysmateriaalia varten. Liitä-painikkeen alla oleva nuoli tuo leikepöydän vaihtoehdot näkyviin ja pelkkä Arvot riittää tässä tapauksessa.

Tein aineistosta sekä taulukon että kaavion. Taulukosta etsin solut, joista löytyi suurin määrä sekä Kyllä- että Ei-vastauksia ja korostin niitä manuaalisesti. Kaaviotyypiksi valitsin palkkikaavion. Kumpaa sitten käyttäisin esityksessä? Kenties taulukko innostaisi pohtimaan palvelun ominaisuuksia ja sen sopivuutta eri tyyppisille ihmisille kaaviota paremmin. Jos tarkoitus olisi vain todeta, että tältä palvelun käyttäjät näyttävät, kaavio ilman arvopisteitäkin riittäisi.

 

Tämä ohje perustuu Windows 10 -käyttöjärjestelmään asennettuun Excel 2016 -versioon, mutta voit aivan hyvin soveltaa sitä, jos teet töitä jollakin muulla Excel-versiolla (PC ja Mac).

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Google+ :ssa!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus presentaatio Prezi Prezi-koulutus sosiaalinen intra sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus Twitter työssäoppiminen uusi työ visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa