Lue tämä, jos sait hoidettavaksesi PowerPoint-malliprojektin

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Jokainen diaesityksiä nähnyt tietotyöläinen tunnistaa valmisohjelmien kylkiäisinä toimitettavat tusinapohjat. Jos siis organisaatiossasi tehdään ja käytetään PowerPoint-esityksiä, yrityksen visuaalisen ilmeen mukainen malli (template) on perusvaatimus. Useimmissa yrityksissä sellainen onkin olemassa, mutta ellei sitä kukaan käytä, kannattaa selvittää mikä mallissa ei toimi. Käyttäjillä on tapana äänestää hiirellään!

Kunnollinen PowerPoint-malli auttaa varmistamaan, että eri käyttäjien tuottamien aineistojen ulkoasu on yhdenmukainen. Lisäksi mallin käyttäjä pistää kallisarvoista aikaansa oikeisiin asioihin: kun rutiiniratkaisut on ajateltu etukäteen, esitystä tehdessä ei tarvitse pysähtyä jokaiseen yksityiskohtaan. Aikaa jää esityksen jäsentelyyn ja sisällön hiomiseen.

Ensimmäinen tehtäväsi PowerPoint-malliprojektin alussa on käydä läpi organisaatiossa tuotetut esitysaineistot. Näin saat selville mm.

  • aikaisemman mallin pulmakohdat
  • sisällön, jonka pitää toistua samanlaisena sivusta ja esityksestä toiseen
  • sisältötyypit, joita tuotetaan eniten

Ota käyttäjät mukaan heti projektin alkuvaiheessa äläkä unohda heitä myöhemminkään. Heiltä saat arvokasta tietoa mm. siitä, mitä heidän pitäisi pystyä tekemään ja mikä nykyisessä mallissa on heitä siitä estänyt.

Pyydä yrityksen PowerPoint-tehokäyttäjät avuksi projektiin. (Kuva: Rawpixel/Unsplash)

Malliin kuuluu vain pysyvä tai harvoin muuttuva sisältö. Koska mallin on kuitenkin toimittava hyvinkin monenlaisiin tarkoituksiin tehtävien aineistojen pohjana, tarvitaan useita erilaisia sivupohjia. Jos tehdään paljon graafisia kuvaajia ja käytetään kuvamateriaalia kuvateksteihin yhdistettynä, näitä varten suunnitellaan omat sivupohjansa. Monet käyttäjät ovat nykyisin perillä esitysgrafiikan viimeisimmistä suuntauksista ja he haluavat tehdä muutakin kuin pylväskaavioita ja luettelotekstiä. Hyvä PowerPoint-malli sekä asettaa rajoja että sallii joustavan käytön.

Miten tunnistat toimivan PowerPoint-mallin?

  • Jos taustalla on grafiikkaa, se pysyy paikallaan kuvia, tekstilaatikoita ja muita irtonaisia objekteja siirrettäessä.
  • Kaikissa tekstille tarkoitetuissa kehyksissä on automaattisesti graafisen ohjeen mukainen fontti.
  • Uudessa tekstiluettelossa on aina oikeanlainen luettelomerkki.
  • Väripaletissa on graafisen ohjeen mukaiset värit riippumatta siitä mistä paletti avataan (tekstin väri, grafiikkaobjektien ja viivojen värit).
  • Uuden piirrosobjektin oletusväri on jokin väripaletin perusväreistä.
  • Mallitiedosto sisältää useita sivupohjia, joissa on valmiit paikkamerkit erilaisille sisältötyypeille.
  • Tarvittaessa käyttöön saa erivärisiä taustoja, joiden väritys mukailee graafisen ohjeen pohjalta tehtyä väripalettia.

Kun teetät mallia, varmistu siitä, että suunnittelutoimisto hallitsee toiminnallisesti PowerPointin tai muun organisaatiossasi käytettävän esitysgrafiikkaohjelman. Mallin käyttäjän pitää pärjätä työvälineensä tavanomaisilla komennoilla ja toiminnoilla esityksiä tehdessään. Päästä käyttäjät testaamaan mallia projektin eri vaiheissa, jotta siitä ei tule pelkästään graafisen suunnittelun taidonnäyte. Mallihan on vain sisällön kehys. Sen tarkoitus ei ole olla näyttävä teos sellaisenaan.

Yleinen käytäntö näyttää olevan, että yhteystiedot ja logo sijoitetaan mallipohjan jokaiselle sivulle. Tämän ympärille on muodostunut selvästikin kaksi koulukuntaa, joista toisen mielestä logon pois jättäminen on haitaksi brändille. Yrityksen brändi on kuitenkin paljon muutakin kuin yhteystiedot ja logo. Toinen koulukunta onkin verrannut jokaisella sivulla näkyvää logoa ja yhteystietoja siihen, että esimerkiksi paneelikeskustelun aikana toistaisi jokaisen puheenvuoron alussa oman nimensä.

Jos logo ehdottomasti halutaan jokaiselle sivulle, tarkista ettei se jää missään tilanteessa sisällön tielle. Pyydä taas apua organisaatiosi PowerPoint-hevijuusereilta ja piirrätä heillä muutamia testisivuja. Logo tai yhteystiedot eivät saa sekoittua graafisiin kuvaajiin ja kaavioihin.

Kun malli on valmis ja otetaan käyttöön, kannattaa myös tarttua turhaan työhön eli päällekkäisyyksiin. Jos organisaatiossa tehdään paljon diaesityksiä, osa sisällöstä on varmasti samaa ja vähintään tältä osin aineiston pitää olla yhteisessä käytössä. Sopikaa usein päivittyvän ja useissa diaesityksissä samanlaisena käytettävän aineiston työnkulku, esimerkiksi: huolehtiiko päivityksestä joku tietty työntekijä vaiko se, joka ensin ehtii, millä tavoin päivityksistä tiedotetaan ja mistä ajan tasalla oleva versio löytyy.

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Google+ :ssa!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Instagram iOS iPad itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus presentaatio Prezi Prezi-koulutus sosiaalinen intra sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus Twitter työssäoppiminen uusi työ visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa