OneNote ja Personal Kanban

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Mainitsin elokuussa kirjoittamassani OneNote-postauksessa Personal Kanbaniin perustuvasta tehtävälistasysteemistäni. Se on herättänyt kiinnostusta, joten on ehkä paikallaan kertoa siitä tarkemmin.

Personal Kanban -menetelmässä on kaksi keskeistä sääntöä: työnkulku visualisoidaan ja kerralla työn alla olevien tehtävien määrää rajoitetaan. Tehtävä voi kuulua yhteen kolmesta ryhmästä: tehtävä odottaa tekemistä (todo), on parhaillaan työn alla (doing) tai on valmis (done). Nämä sijoitetaan tauluun kukin omaan sarakkeeseensa. Huomaa kuitenkin, että Personal Kanbanista on olemassa lukuisia sovelluksia, joten jaosta kolmeen voidaan myös poiketa ja käyttää alaryhmiä. Myös oma systeemini on sovellus alkuperäisestä, joka hiljaksiin kehittyy käytössä, ja minusta hyvä menetelmä onkin vain aihio, jonka käyttäjä muokkaa itselleen sopivaksi.

Vaikka OneNote on vahvasti tekstiin perustuva työkalu, visuaalinen tehtävälista onnistuu värien ja tunnisteiden avulla. En tosin saa kolmea tehtävätyyppiä näkyviin samanaikaisesti, mutta kyseessähän on menetelmän sovellus! Työn alla olevien tehtävien määrän rajoittamisen katson olevan lähinnä itsekurista ja organisointikyvyistä kiinni. Jos uskottelee itselleen, että kymmenen haastavaa tehtävää per päivä on ok kunhan multitaskaa, itsekuri ei ole kehuttava, jos se sallii itsensä pettämisen tuossa määrin. Itselläni 3 isoa tehtävää päivässä on maksimi, mutta iso tehtävä voi yhtä hyvin viedä vaikka kokonaisen päivän. Eri asia ovat sitten nämä varaa junaliput ja hotelli, maksa vakuutus tms.

OneNotessa toteutan Personal Kanban -taulun Tehtävälista-nimisen osan ja siihen kuuluvan kolmen erillisen sivun avulla. Ensimmäinen sivuista on nimeltään Odottaa, jossa olevaan taulukkoon kirjaan hoidettavia tehtäviä sitä mukaa kuin niitä putkahtaa mieleen. Jos tehtävä kuitenkin liittyy kuluvaan päivään tai viikkoon, lisään ne Meneillään-sivulle, josta enemmän tuonnempana. Odottaa-sivulta myös siirrän tehtäviä viikon lopussa tai seuraavan alussa Meneillään-sivulle, toisinaan myös poistan suoraan, sillä jotkut tehtävät voivat tulla hoidetuksi tilaisuuden tullen tai niistä tulee jostakin muusta syystä tarpeettomia.

Jos tehtävälle on olemassa ehdoton määräpäivä, merkitsen sen OneNoten tunnisteista löytyvällä kalenterikuvakkeella ja lisään määräpäivän tehtävän viereen. Käytän myös muita kuvakkeita, mutta etenkin aluksi pyrin rajaamaan niiden määrän noin viiteen, koska suurempaa määrää oli hankala oppia muistamaan – kuvakkeiden merkityksenhän pitää tulla mieleen nopeasti, muuten tehtävälistan käyttö takkuaa. Kuvakkeita voi lisätä kun systeemi alkaa mennä selkäytimeen, itselleni ei tällä hetkellä tuota vaikeuksia selvitä noin kymmenen kuvakkeen kanssa. Tehtävätaulukkoni on kaksisarakkeinen: ensin on Tehtävä-sarake ja sen vieressä Liittyy-sarake. Jälkimmäinen on varattu tehtävää koskeville tarkennuksille. Esim. Punkkirokotteen tehosteen ajanvaraus -tehtävän viereen olen kirjoittanut “tarkista samalla tetanus yms. pakoll.”

Tärkein yksittäinen sivu on Meneillään-sivu, jossa on kuluvaa viikkoa koskeva taulukko. Olen tehnyt taulukolle valmiin aihion, koska se on monimutkaisempi kuin Odottaa sivulla oleva taulukko. Kopioin aihion aina uuden viikon aluksi tyhjänä paikalleen ja merkkaan siihen mitä pitää viikon aikana tehdä. Taulukon alussa on valmis lista Milloin tahansa. Se viittaa tehtäviin, jotka on hoidettava kyseisen viikon aikana, mutta päivällä ei ole väliä. Jokaista päivää kohti on valmiina kolme tyhjää tehtäväruutua muistuttamassa siitä, että ei pidä ahnehtia. Jos on kertynyt paljon pientä rutiinisälää, lista saa tietenkin olla pidempi – systeemihän on huono ellei se salli joustoja. Pyrin yleensä hoitamaan pientä rutiinisälää erinä ja tyypillistä on, että esimerkiksi yhdellä päivällä on pitkä pikkutöiden lista.

Tyhjä viikkoaihio.

Tehtävälistassani yksityiselämä ja työasiat ovat herttaisesti sekaisin. Minusta niitä ei ole mielekästä erottaa, koska tietyt asiat on joka tapauksessa on hoidettava ja näin myös elämän tärkeysjärjestys pysyy kirkkaana: jos elämä perustuu siihen, että jatkuvasti priorisoi työtä yksityiselämän ja harrastusten kustannuksella, ei työstäkään pidemmän päälle mitään tule.

Valmiit-sivulle kopioin päättyneen viikon taulukoita “varmuuden vuoksi”. Niistä voi tarkistaa olenko muistanut hoitaa jonkun asian. Tietysti voi käydä niin, että hoidan asian ja unohdan rastittaa sen tehdyksi, mutta tehtävän näkeminen yleensä palauttaa mieleen miten asian kanssa tulin toimineeksi. Poistelen vanhoja taulukoita kuitenkin säännöllisesti – mitään viiden vuoden arkistoa ei ole tarkoitus ylläpitää.

Systeemi on yksinkertainen ja toimii. Meneillään-listaa on äärimmäisen helppo päivittää kännykällä ja koska läppäri on kuitenkin pääasiallinen työvälineeni, isommat viikkojärjestelyt hoidan sillä.

Systeemini on tarkoitettu yhden ihmisen käyttöön. OneNote-muistikirjojahan voi myös jakaa, joten mikään ei estä toteuttamasta samantyyppistä ratkaisua ryhmän kesken. Jos oma työ kuitenkin on koko ajan tiivistä ryhmätyötä, jokin tähän tarkoitukseen varta vasten suunniteltu työkalu on suositeltavampi valinta (Planner, Trello, Slack).

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Google+ :ssa!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Instagram iOS iPad itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu pelillistäminen Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus presentaatio sosiaalinen intra sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus Twitter työssäoppiminen uusi työ visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa