Taulukko – ei raitoja, kiitos

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Taulukot eivät ole julkaisuista viihdyttävimpiä, mutta joskus niitäkin pitää tehdä. Kun tällainen epäseksikäs tehtävä osaksesi lankeaa, voit silti vähentää ankeutta maailmasta tekemällä taulukosta miellyttävän lukea.

Valinnan taulukon ja graafin välillä pitää olla aina harkittu juttu. Taulukon sisältötyyppi on tavallisesti teksti, joten taulukko on täysin erilainen tapa esittää tietoa kuin graafinen kuvaaja. Taulukko ja graafi eivät ole toistensa vaihtoehtoja, joten taulukon käyttämiselle pitää olla muita syitä kuin vaihtelu. “Tulinpa piirtäneeksi monta graafia, joten laitanpa vaihteeksi taulukon” ei käy perusteeksi.

Taulukko ei tuota samanlaisia nopeita mielikuvia määristä ja suhteista kuin graafiset kuvaajat. Rivien ja sarakkeiden sisältöön perehtyminen vaatii keskittymistä ja tästä syystä taulukko toimii parhaiten kun sitä saa tutkia omassa tahdissaan. Taulukko sopii käytettäväksi silloin kun on tärkeää esittää mahdollisimman tarkkoja arvoja ja antaa tilaa lukijan omille johtopäätöksille.

Hyvässä taulukossa vallitsee optimaalinen suhde tiedon ja värin kesken, puhutaan tieto/mustesuhteesta. Tämä tarkoittaa sitä, että ihannetilanteessa kaikki taulukossa tukee sisällön esille tuomista. Näin ei esimerkiksi ole asianlaita tässä kuvassa:

Taulukon sisältö on pääasia, eivät reunaviivat tai värit.

Jos reunaviivoja käytetään, niiden tarkoitus on parantaa luettavuutta esimerkiksi tekemällä ero taulukon eri osien välille. Esimerkkitaulukossa riittäisi kun otsikon alla olisi ohut linja merkitsemässä taulukon varsinaisen sisällön alkamista. Toinen samanlainen linja voisi erottaa loppusummarivin.

Myös tasaustapa vaikuttaa luettavuuteen. Perussääntö on, että luvut tasataan oikealle ja teksti vasemmalle ja tämän Excel (kuin myös Google Sheets) hoitaa automaattisesti.  Sarakeotsikoiden kanssa saanee käyttää tervettä järkeä.

Tyhjää tilaa (white space) voi käyttää erottelemaan asioita toisistaan. Poistin desimaalipilkut ja nollat, koska ne eivät tässä tapauksessa antaneet mitään olennaista lisätietoa ja sain samalla tyhjää tilaa sarakkeiden väliin ilman, että piti koskea sarakeleveyden arvoon.  Kokeilin myös aavistuksen isompaa riviväliä ja minusta se paransi taulukon ulkoasua (rivikorkeus oli 14,5, kuvassa 16). Jos vielä tarkempaa viilausta haluaisi, valuuttayksiköitä ei ainakaan tässä tapauksessa välttämättä tarvittaisi soluissa. Sekaantumisen vaaraa ei ole vaikka tiedon kertoisi esimerkiksi taulukon otsikossa.

Tyypillisen PowerPointilla piirretyn taulukon tunnistaa raidoista ja tummemmasta ensimmäisestä rivistä. Olen alkanut katsoa raidoitusta vuosi vuodelta karsaammin. Sen taustalla ovat PowerPointin oletusasetukset Otsikkorivi ja Vuoroväriset rivit, joiden poisruksiminen jo kohentaa taulukon ulkoasua. Raidoituksen on sanottu helpottavan lukemista, koska se  helpottaa katseen kohdistusta rivillä. Tämä saattoi pitää paikkansa silloin kauan sitten kun tietoa tulostettiin metrikaupalla paperilomakkeille. Esitysmateriaaliin tai dashboardiin sijoitetussa taulukossa värisävyt kannattaa varata korostamiseen. Jos esimerkiksi soft shell -asusteiden rivi on tilanteessa tärkeä, voit kertoa tämän rivin värillisellä taustalla.

Taulukkoonkin voi tarvittaessa lisätä visuaalisen elementin. Sparkline-kaavio eli pienoisviivakuvio on visuaalisen esittämisen muoto, joka on tarkoitettu nimenomaan tekstimuotoisiin raportteihin ja taulukoihin. Lisäsin tällaiset kiekurat viimeiseen sarakkeeseen ja taulukko onkin valmis kopioitavaksi PowerPoint-diaan tai Excel-työkirjan yhteenvetosivulle.

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Google+ :ssa!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Instagram iOS iPad itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu pelillistäminen Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus presentaatio sosiaalinen intra sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus Twitter työssäoppiminen uusi työ visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa