Sparkline-kaavioita syövä leikepöytä

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Kaikkihan leikepöytää osaavat käyttää. Siitä huolimatta aion käsitellä tätä itsestäänselvyyttä, koska eräs usein esitetty kysymys leikepöydän helppokäyttöisyydestä huolimatta on, että miksi edellisessä postauksessa olleen taulukon kaltaiset sisällöt eivät tahdo pysyä kuosissaan PowerPoint-esitykseen tai Wordilla muokattavaan raporttiin vietäessä. Mm. sparkline-kaavioiden katoamiset hämmentävät.

Pulman alkuperää jäljitettäessä paljastuu usein, että kysyjä ei ole milloinkaan ehtinyt testata leikepöydän eri vaihtoehtoja tai mahdollisesti ei ole edes tiennyt niistä. Joku on joskus ehkä neuvonut, että opettele Ctrl+C ja Ctrl+V eikä muuta tarvita. Windowsin leikepöytä on kuitenkin paljon muutakin kuin kaksi näppäinkomentoa. Sinne viety tieto tallentuu useassa eri muodossa ja liittämisvaiheessa voi valita mitä niistä haluaa käyttää.

Jos haluat kopioida sparkline-kaaviot PowerPointiin tai Wordiin, Ctrl+V-näppäinyhdistelmä on vihonviimeinen vaihtoehto. Sparkline-kaaviot ainakin tippuvat kyydistä eikä itse taulukkokaan näytä hääppöiseltä. Word-asiakirjassa tilanne olisi tosin helppo korjata rivien ja sarakkeiden kokoa muuttamalla, ellei niistä pahuksen kaavioista tarvitsisi huolehtia. Sen sijaan PowerPointissa lopputulos on ankea jo pelkän taulukon osalta.

Taulukkoa liitettäessä eräs tärkeä valinta on pitääkö tietojen päivittyä alkuperäisten muuttuessa vai saavatko ne jäädä liittämishetken mukaisiksi. Jos haluat tietojen päivittyvän aina kun alkuperäistä taulukkoa muutetaan, toimi seuraavasti:

Muotoile taulukko jo Excelissä sellaiseksi kuin miltä haluat sen näyttävän PowerPointissa. Suurenna fonttikokoa, tarkista värit, sarakeleveydet, rivivälit ja muut ulkoasuun vaikuttavat määritykset. Fontit saattavat liittämisen jälkeen näyttää hyviltä, vaikka joutuisit suurentamaan taulukkoa PowerPointissa, mutta sparkline-kaavioiden pitää olla kopiointivaiheessa oikean kokoiset. Poista myös Excelin taustaruudukko näkyvistä (Näytä, ruksi pois kohdasta Ruudukko).

Liittämistä varten avaa PowerPointissa Liitä määräten -valintaikkuna, ruksaa Liitä linkki ja valitse Objekti: Microsoft Excel -laskentataulukko. Laskentataulukko-objekteilla on ollut huono kaiku, koska vanhoissa ohjelmaversioissa ne tuottivat lähinnä harmia. Uusimmissa Office-ohjelmien versioissa niitä ei tarvitse vältellä mikäli niiden käyttöön on hyvä syy. Linkitetyt tiedot päivittyvät reaaliajassa, jos Excel ja linkin kohdeohjelma ovat molemmat avoinna tai sitten tavalliseen tapaan tiedosto avattaessa tai manuaalisella päivityksellä.

Word-asiakirjaan tehtävää linkitystä varten valitse Liitä määräten -valintaikkunassa Liitä linkki ja edelleen jokin kuvavaihtoehdoista. Itse suosin Windows-metatiedostoa, mutta laadullisesti bittikartta toimii aivan yhtä hyvin vaikkakin se kasvattaa tiedostokokoa. Tiedot päivittyvät avattaessa tai erillisellä komennolla pikavalikosta. Jos tässä vaiheessa muuten huomaat, että Excelin taustaruudukko on vielä kuvioissa mukana, käy poistamassa se alkuperäisestä taulukosta niin se häviää linkin ansiosta myös kohdetiedostosta. Sama koskee myös muita korjauksia, joten säätöjä voi toki tehdä kopioinnin jälkeenkin.

Ellei tietojen tarvitse päivittyä, pääset helpolla: toimivin liittämisvaihtoehto sekä PowerPointiin että Wordiin on kuvamuoto. Tälle on Liitä-painikkeen valikossa valmis kuvake. Jos olet tarkka ja haluat tuotoksen ulkoasun olevan optimaalinen, liitä kaavio Liitä määräten -ikkunan kautta. Windows-metatiedosto -vaihtoehdon jälki on laadukkaampi kuin oletusvaihtoehdon.

Toiminnot on testattu Microsoft Officen työasemaversiolla 2016. Linkit eivät toimi jos tiedostot siirretään 365-ympäristön OneDriveen ja avataan sieltä käsin selainversioon.

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus PowerPoint-vinkki presentaatio Prezi Prezi-koulutus sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus työssäoppiminen uusi työ visuaalinen ajattelu visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa