Toistokaavio Excelillä

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Kuvassa komeileva viivakaavio on piirretty luvuista, jotka vastaavat kuvitellun tuotteen markkinaosuuksia vuosina 2012 – 2016 eri alueilla. Viivakaavio sopii ajassa tapahtuvan muutoksen esittämiseen, mutta onko tämä kuvio selkein mahdollinen ja saako siitä nopeasti haluamansa tiedon irti? Tietosarjojen perustana olevat arvot ovat lähellä toisiaan ja koska niitä on useita, kuviosta tulee pakostakin hieman sotkuinen. Teknisesti oikea ratkaisu ei välttämättä tarkoita parhaalla mahdollisella tavalla toimivaa ratkaisua.

Ellei esimerkiksi tilankäyttörajoitusten vuoksi ole pakko sovittaa kaikkia sarjoja samaan kuvioon, toistokaavio (small multiples) mahdollistaa tällaisessa tapauksessa eri alueiden vertailun paremmin kuin tavanomainen viivakaavio. Toistokaaviolla tarkoitetaan ruudukoksi aseteltuja kaavioita, jotka kuvaavat toisiinsa liittyviä asioita tai ilmiöitä. Olennaista on, että jokaisella asetelman yksittäisellä kaaviolla on sama asteikko.

Excelissä ei ole tällekään kuviotyypille valmista ratkaisua, mutta kaavioiden piirtäminen sujuu vaivattomasti kunhan osaa tehdä kopion grafiikkaobjektista ja vaihtaa kuvaajan tietosarjan – perustaitoja.

Näin sain aikaan toistokaavion Excel 2016 -versiolla:

Piirsin ensin viivakaavion alueen A tiedoista. Excel sijoitti lähtötietojen pohjalta pystyakselin suurimmaksi arvoksi 80 %, mutta korjasin sen tilalle 100 %. Tällä varmistin, että asteikot tulisivat olemaan samat kaikissa kaavioissa.

Kavensin kaaviota, jolloin vuosiluvut sijoittuivat pystysuoraan. Pidän pystyotsikoita luettavuudeltaan huonoina ja koska tässä kehityksen suunta on tärkeämpi kuin yksittäiset vuodet, sijoitin kaavioon vain tarkasteltavan ajanjakson ensimmäisen ja viimeisen vuoden. Tämän saa aikaan Muotoile akseli -komennolla aukeavan tehtäväruudun kohdasta Otsikot. Kirjoitin Määritä välien yksikkö -kohdan arvoksi 4, tämä jätti näkyviin vain ensimmäisen ja viimeisen vuoden vuosiluvun.

Muotoilin kaaviota muilta osin mm. vaihtamalla viivan värin. Tämän jälkeen tein ensimmäisestä kaaviosta 4 kopiota valitsemalla sen ja painamalla Ctrl+D.

Neljään uuteen kaavioon pitää vaihtaa kuvaajaa vastaava tietosarja. Klikkasin hiiren oikeata painiketta kaavion päällä ja etenin valikkokohdasta Valitse tiedot. Kaavion tietoalue -ruudun tiedot on päivitettävä eli esimerkiksi alueen B-osalta pitää noutaa ko. aluetta vastaava rivi entisten tietojen paikalle. Kuvan tilanteessa näkyy monivalinta A2:F2 ja sitten A4:F4.


Toistin tätä muita alueita vastaavien kaavioiden osalta vaihtaakseni kaavioiden otsikot ja kuvaajat.

Kun kaaviot sijaitsevat rinnakkain, riittää kun prosenttiarvot näkyvät vasemmanpuoleisimmassa kaaviossa. Poistin muista kaavioista pystyakselin tiedot, jolloin kaaviot kuitenkin levenivät poistetun akselin varaaman tilan verran. Sitten pitikin nähdä vähän vaivaa: piirsin suorakaiteen, jonka mitoitin saman levyiseksi kuin ensimmäisen kaavion hilaviivoitus. Käytin suorakaidetta apuna säätäessäni toisen kaavion leveyden ensimmäistä vastaavaksi, jonka jälkeen loput kaaviot oli helppo skaalata samalle leveysarvolle. Muotoile-välilehden Koko-kohdasta voit tarkistaa myös kaavioiden korkeuden, vaikka sen pitäisi olla kaikissa sama mikäli olet tehnyt ne kopioimalla.

Lopuksi poistin kaavioiden reunaviivat sekä tasasin niiden yläreunat ja välit. Näihin toimintoihin tarvittavat työkalut löytyvät Muoto-välilehdeltä. Kuvakaappausta varten poistin myös taulukon ruudukon. Tällainen lopputulos voisi löytyä Excelillä tehdystä dashboardista. Tietenkin voit kopioida kaaviosi myös PowerPoint-esitykseen. Ainakin itse piirrän monet ei-standardigraafit mieluummin Excelissä kuin PowerPointissa, mutta tämä on tietenkin tottumusjuttu.

Kuvakappauksen pystyakseli alkaa nollasta, mutta viivakaaviohan poikkeaa pylväskaaviosta siinä, että tietyissä tapauksissa asteikon voisi aloittaa nollasta. Mielestäni näissä kuvioissa asteikon alkamiskohdan voi valita vapaammin, sillä olennaisinta on mahdollisuus vertailla alueilla tapahtuneita muutoksia ja niiden suuntia keskenään eikä niinkään kokonaismäärän vaihtelu. Lisäksi tietosarjat sijoittuvat arvojen osalta lähelle toisiaan ja joissakin tapauksissa tyhjän alaosan varaama tila ehkä haluttaisiin käyttää muuhun. Tältä näyttäisi toisenlaisella asteikolla piirretty versio:

(Postausta kirjoittaessani käytin lähteenä teoksia Koponen, Hildén, Vapaasalo: Tieto näkyväksi sekä Evergreen: Effective Data Visualization.)

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Google+ :ssa!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Instagram iOS iPad itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Microsoft Office Microsoft Office -koulutus mobiili monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote oppiminen osaaminen peliajattelu pelillistäminen Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus presentaatio selaintyökalut sosiaalinen intra sosiaalinen media Sway sähköposti tietotyö tuottavuus Twitter työssäoppiminen uusi työ visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa