Mutta kun ei sitä voi tehdä Excelillä

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Aiempaa useammin törmään kaaviotyyppiin, jota englanninkielisessä kirjallisuudessa kutsutaan nimellä slope graph tai slope chart. Suomeksi olen nähnyt käytettävän nimityksiä rinnekaavio, jyrkkyyskaavio, kaltevuuskuvio tai muutoskaavio, joista jälkimmäinen on minusta kuvaavin. Kaaviotyyppiähän käytetään osoittamaan mitä muuttujille tapahtuu kahden mittauspisteen välillä. Kuvaajasta käy ilmi mittauspisteiden välinen ero ja muutoksen suunta. Hyvin usein on kyse muutoksesta ajassa.

Esimerkkinä kuva tilanteesta, jossa ihmiset ovat vastanneet kyselyyn eri ajankohtina. Kysymystä ja lukuja on muutettu sen verran, että tiedot ovat käytännössä keksittyjä. Luvuista voisi piirtää monenlaisia kuvioita, esimerkiksi palkkikaavion. Palkkikaavio, kuten pylväskaaviokin perustuu pylväiden mittojen vertailuun. Kuvasta näkee selvästi, että vuosien 2010 ja 2017 välillä on eroja, mutta muutoksen suunta ei niinkään korostu. Sen sijaan muutoskaavio näyttää sekä ajalliset eroavaisuudet että mielipiteiden muutoksen suunnan lähes kertavilkaisulla: Twitteriä on aikaisempaa useampi kokeillut, samaan aikaan se koetaan jo jollakin tapaa arkisena (”OK”).

“Mutta kun tätä kaaviotyyppiä ei ole Excelissä!” Se, että jotakin kaaviotyyppiä ei ole Excelissä valmiina nappulana, ei suinkaan tarkoita sitä, etteikö sitä voisi piirtää. Todistan sen:

Esimerkkikuvan tapauksessa aloitin kaavion piirtämisen valinnasta A3:A8;D3:E8, koska halusin käyttää valmiiksi laskettuja prosentteja. Valitsin kaaviotyypiksi tavallisen viivakaavion, joka Excelin oletusten mukaan sijoittaa A-sarakkeessa olevat otsikot luokka-akselille (x). Korjasin tilanteen klikkaamalla kaaviotyökalujen Rakenne-välilehden(Design) Vaihda rivi tai sarake -painiketta (Switch Row/Column).

Valmis tuotos muistutti jo etäisesti tavoiteltua lopputulosta, mutta vielä riitti korjattavaa. Valitsin seuraavaksi X-akselin pikavalikosta Muotoile akseli (Format axis), siirryin kohtaan Akselin sijainti ja otin käyttöön määrityksen Jakoviivojen kohdalla (Position Axis, On tick marks). Tämä venytti kuvaajat kattamaan koko piirtoalueen.

Jos olet jossakin sattunut kiinnittämään huomiota tämän näköisiin kaavioihin, muistanet, että kaavio on muodoltaan pitkä ja kapea. Siksi skaalasin esimerkkikaaviotani sopivaan muotoon. Tämä selkiytti kaaviota, koska kuvaajien välille tuli reilummin tilaa. Koska tarvitsin lisätilaa myös kuvaajien otsikoille ja arvopisteille, poistin y-akselin otsikot, joita ei tässä yhteydessä tarvita. Lisätilaa tarvitsin vielä vasempaan laitaan, joten klikkasin piirtoaluetta ja kavensin sitä.

Seuraavaksi hain kuvaajien arvopisteiden otsikot näkyviin kuvaajan pikavalikosta Lisää arvopisteiden otsikot -komennolla (Add data labels). Tämän jälkeen valitsin ainoastaan vasemman puoleisen arvopisteen ja valitsin Muotoile arvopisteen otsikko (Format Data Label). Rastitin Excel-ikkunan vasempaan laitaan aukeavan paneelin Sarjan nimi -kohdan ja määritin otsikon sijainniksi Vasen. Tämä piti toistaa jokaisen kuvaajan kohdalla, mikä ei varmaankaan yllätä ketään. Selite joutaa pois, koska sarjojen nimethän ovat nyt näkyvissä kuvaajan vieressä.

Seuraavaksi määrittelin värit uudestaan siten, että kielteisen pään kommentit erottuvat huomiovärien ansiosta positiivisista tai neutraaleista mielipiteistä. Saman ruljanssin aikana vaihdoin myös arvopisteiden otsikoiden ja sarjan nimien värityksen vastaamaan kuvaajan väriä. Samalla voi tietenkin tehdä muita tarpeelliseksi katsomiaan hienosäätöjä – itse suurensin vähän fonttikokoa jo pelkästään kuvakaappauksia kohentaakseni ja kasvatin kuvaajan viivanpaksuutta (3 pt). Levensin myös kahdelle tai useammalle riville valuvia sarjojen otsikoita. Lopputulos on siis sama kuva, joka komeilee tässä postauksessa toisena.

Yksityiskohtien hiominen käy työstä, mutta onneksi Excelissä voi tallentaa muokkaamiaan kaavioita malliksi pikavalikon Tallenna mallina -komennolla (Save as Template. Kun seuraava muutoskaavio on ajankohtainen, piirrä ensin viivakaavio, vaihda rivien ja sarakkeiden paikka ja ota malli käyttöön Muuta kaaviolaji -painikkeella (Change Chart Type) aukeavan valintaikkunan kohdasta Mallit. Kaavion korkeutta pitää säätää, mutta säästyt muilta edellä kuvatuilta työvaiheilta.

(Kuvat on kaapattu PC-laitteeseen asennetusta Excel-versiosta 2016, johon myös teksti perustuu. Samoilla ohjeilla onnistuu kaavion piirtäminen myös Maciin asennetulla Excelillä.)

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Google+ :ssa!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Instagram iOS iPad itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Microsoft Office Microsoft Office -koulutus mobiili monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote oppiminen osaaminen peliajattelu pelillistäminen Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus presentaatio selaintyökalut sosiaalinen intra sosiaalinen media Sway sähköposti tietotyö tuottavuus Twitter työssäoppiminen uusi työ visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa