Joko tunnet Office 365 -ryhmät?

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Ryhmät on yksi hyödyllisimmistä lisäyksistä, mitä Office 365 -ympäristöön on tullut!

Sille, joka ei tiedä mistä on kyse, annan lyhyen selityksen: Ryhmät ovat Office 365 -toiminto, jonka avulla voidaan luoda työtiloja tiimeille ja työryhmille. Ryhmissä on paikka keskustelulle, yhteisille työtiedostoille sekä ryhmän oma OneNote-muistikirja. Työtiedostoja voi luoda ryhmästä käsin tai jakaa oman OneDriven sisältöä. Lisäksi ryhmä saa käyttöönsä henkilökohtaiseen kalenteriinsa kytkeytyvän yhteisen kalenterin.

Aiempi Microsoftin ratkaisu tiimien työtiloiksi on ollut SharePoint. Nyt samat tutut työkalut ja toiminnot saa käyttöönsä, mutta paljon aiempaa joustavammin. Periaatteessa kuka tahansa Office 365 -perustaidot hallitseva käyttäjä osaa perustaa ryhmän haluamansa aiheen ympärille, jos katsoo sellaisen tarpeelliseksi. Sen sijaan SharePointissa ryhmää vastaavan työtilan perustamiseen tarvitaan ohjelmiston ylläpitoon ja käyttäjienhallintaan vihkiytynyt ihminen.

Ryhmät ja SharePoint-sivustot ovat kuin uuden ja vanhan työn symboleita. Ryhmät vastaa nykyaikaisen matalahierarkkisen työyhteisön toimintatapoja: SharePoint sen sijaan edustaa perinteistä hierarkkisuutta, jossa käyttöoikeustasot, omistajuudet ja oikeuksien periytymiset ovat melkoisen himmelin aines. Ryhmillä on sen sijaan vain kaksi käyttöoikeustasoa: ryhmä on joko yksityinen tai julkinen. Yksityinen ryhmä näkyy pelkästään jäsenille, joilla kaikilla on yhtäläiset sisällön katselu- ja muokkausoikeudet. Julkisen ryhmän näkee kuka tahansa organisaation jäsen. Tarvitseeko sen olla tämän monimutkaisempaa?

Outi_Lammi_Office_365_groups

Office 365 -blogien keskusteluissa on paljon kyselty ovatko ryhmät nyt uusi Sharepoint. Kieltämättä pieni yritys voisi hyvinkin pärjätä ryhmien varassa, mutta on myös organisaatioita, joissa on voitava kontrolloida ryhmiä monipuolisemmin virtuaalisten työtilojen tapahtumia. Silloin kun tarvitaan järeämpiä työvälineitä esimerkiksi dokumenttien ja työnkulkujen hallintaan, ja dokumenttien käsittelijöitäkin on paljon, asiat pysyvät edelleen parhaiten hanskassa SharePointin tyyppisessä ympäristössä. Se ei siis ole katoamassa mihinkään.

Office 365:n ja SharePointin raja ei myöskään ole viivoittimella piirretty. Esimerkiksi ryhmän yhteisille tiedostoille varattu tila näyttää OneDriveltä, mutta selaimen otsikkorivillä näkyykin teksti sharepoint ja sites, joten todennäköisesti alla on SharePoint Online. Minun ei kuitenkaan työympäristössä toimiessani tarvitsisi tietää mitään siitä, mitä sanojen takana on ja se on hyvä suuntaus. Teknologia on alkaa olla siinä pisteessä, että se voidaan jättää taka-alalle ja käyttäjä saa keskittyä työtehtäviinsä ja viestintään.

Ryhmät vievät pohjan niiltä väitteiltä, joiden mukaan “se Office 365 on loppujen lopuksi isompien yritysten juttu”. Jo pienikin yritys saa sen vaivattomasti käyttöön, kun tarvitaan lisää potkua sisäiseen viestintään ja työn sujuvuuteen. Edelleen moni tyytyy vain maksamaan Office 365 -ympäristöstään, mutta jättää hyödyt ottamatta.

Ryhmiin on muuten lähiaikoina odotettavissa uusia toimintojakin. Katso videolta tulossa olevan Office Planner -tehtävienhallintatyökalun esittely.

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus PowerPoint-vinkki presentaatio Prezi Prezi-koulutus sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus työssäoppiminen uusi työ visuaalinen ajattelu visualisointi webinaari yrittäjyys

Yksi kommentti “Joko tunnet Office 365 -ryhmät?

Vastaa