Microsoft Office 2016 – tuliko jotakin uutta?

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Microsoft Office 2016 -perussovellukset muistuttavat edeltäjiään niin paljon, että Exceliinsä ja Wordiinsä tyytyvä peruskäyttäjä selviäisi todennäköisesti melko pitkään eroja huomaamatta. Sen sijaan niille, joille työskentely pilvestä saatavien palveluiden turvin alkaa olla jo arkea, uutta on tiedossa kohtalaisesti.

Valitsin tähän viisi ominaisuutta, jotka tukevat nykyaikaista tietotyötä mm. sujuvoittamalla ryhmän työskentelyä ja viestintää.

Outi_Lammi_Office_2016_uutta

Dokumenttien yhteismuokkaus. Word-dokumentin reaaliaikainen muokkaus on nyt mahdollista myös työpöytäversiolla työskenneltäessä, mikäli tiedosto on tallennettu OneDriveen tai SharePointiin. Reaaliaikaisuus tarkoittaa siis sitä, että näet kaverin läsnäoloa osoittavan pienen kuvakkeen näytölläsi. Kuvake näyttää missä kohdassa asiakirjaa hän on menossa ja mitä hän tekee. PowerPointillakin yhteismuokkaus onnistuu, mutta muutokset eivät näy reaaliajassa.

Materiaalin jakaminen. Nykyaikaisessa tietotyössä tulee pian umpiseinä vastaan, jos oletusarvona pidetään sitä, että asiakirjojen pitää lymytä ihmisen omalla kiintolevyllä. Edes minä yksinyrittäjänä en ole aikoihin voinut pitää kiintolevyä ainoana oikeana säilytyspaikkana, koska materiaaliin on päästävä käsiksi kaikenlaisilla laitteilla. Pilveen tallennetun asiakirjan jakamista onkin helpotettu uusissa Office-versioissa. Sen voi toteuttaa ohjelmaikkunan oikeasta kulmasta ilman hortoilua Tiedosto-valikossa. Jakamiseen liittyvässä tehtäväruudussa näytetään myös tiedot jakamisesta: kenen kanssa ja millä oikeuksin. Jaetun asiakirjan kommentoinnissa voit hyödyntää Skypea, joka käynnistyy suoraan Wordin tai Excelin sisältä.

Outlook ja liitetiedostot. Kun olet liittämässä tiedostoa Outlook 2016 -sähköpostiin, näet viimeksi käytettyjen tiedostojen listan, josta voit valita haluamasi tiedoston. Kansioiden raivokas koluaminen ja “mihin ihmeeseen minä sen nyt menin tallentamaan” on siis historiaa. Eikä ole väliä sillä ovatko listassa olevat tiedostot paikallisella levyasemalla, OneDrivessa tai SharePointissa. Kahdessa jälkimmäisessä sijainnissa olevat tiedostot muunnetaan oletusarvoisesti linkeiksi, joten tämän jälkeen irrallisten tiedostoversioiden kanssa sählääminen vaatii jo tietoista työtä.

Office 365 -ryhmät. Yhteisten projektien viestintä ja tiedon jakaminen on pyritty tekemään niin helpoksi kuin mahdollista Office 365 -ryhmien avulla. Kyseessä on ainakin näennäisesti Outlook-toiminto, joka kuitenkin hyödyntää pilvessä olevia dokumenttikirjastoja. Samalla kun luodaan ryhmä, se saa myös yhteisen kalenterin ja muistikirjan. Kalenteri toimii kuten mikä tahansa jaettu kalenteri ja muistikirjaa käytetään kuten omaa henkilökohtaista OneNotea. Ryhmä toimii ainakin toistaiseksi vain organisaation sisäisenä työvälineenä. On mielenkiintoista, että Microsoft on ottanut sähköpostiohjelman avuksi pyrittäessä ratkaisemaan sähköpostilla aikaansaatuja riesoja!

Uutta numeroiden visualisointiin. Excelissä ja samalla tietenkin myös PowerPointissa on joukko uusia kaavioita: treemap, auringonsäde (sunburst), ruutu ja jana (box and whisker), vesiputous (waterfall), histogrammi ja pareto. Lopultakin! Toki esimerkiksi ruutu ja jana -kaavion tai histogrammin on pystynyt piirtämään aikaisemmilla versioilla, mutta askartelua siinä on tarvittu.

On sanottu, että tämä päivitys olisi viimeinen erillinen versio, joka Microsoft Officesta tulee markkinoille. Jatkossa käyttäjän on ilmeisesti tarkoitus saada jatkuvasti pieniä päivityksiä kuukausimaksuaan vastaan. Toimintatapa muistuttaa sitä, mihin Googlen toimistotyökalujen käyttäjät ovat tottuneet.

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus PowerPoint-vinkki presentaatio Prezi Prezi-koulutus sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus työssäoppiminen uusi työ visuaalinen ajattelu visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa