Ihan sama mikä se fontti on

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Arkikeskustelussa on tapana osoittaa pitkästyttävien esitysten ja hyödyttömien tilaisuuksien syntipukiksi esitysgrafiikkaohjelma. Siitä puhutaan kuin se toimisi itsekseen käyttäjästä piittaamatta. Näin ovat puhuneet jopa ihmiset, joita pidetään meillä jonkinlaisina ajatusjohtajina. Puistattavaa. Ei ihme, että lillumme näköalattomassa tilassa, jossa innovaation varjo on viimeksi havaittu 90-luvulla. Ehkä innovaatioitakin on yritetty perätä elottomilta työvälineiltä.

Se, että olen kiinnostunut ajankäyttöön liittyvistä kysymyksistä, on saanut miettimään esitysgrafiikan käyttämistä muutenkin kuin että miltä jälki näyttää. Arjen tiedonvälityksessä kyse ei ole siitä käyttääkö PowerPointia, Preziä vai Keynotea eikä kyse ole edes tavasta, jolla asettelee tekstit ja kuvat dioihin. Pitää pureutua paljon syvemmälle: yleisesti hyväksyttyihin työtapoihin.

Kuva: Hubspot
Kuva: Hubspot

Tavanomainen kuviohan on sellainen, että jonkun pitää kertoa esimerkiksi kokouksessa jostakin asiasta muille ja saatua tietoa käytetään apuna tehtäessä työtehtäviin liittyviä ratkaisuja. Siispä esityksen valmistelutehtävän saanut avaa PowerPointin, etsii lähteitä ja ryhtyy kirjoittamaan muistiinpanoja tai kopioi valikoituja kappaletta jostakin raportista. Väliin hän liittää pari Excel-taulukkoa ja perusgraafia. Kokouksen aika koittaa. Esityksen valmistellut lukee muille muistiinpanojaan seinältä. Välillä hän tokaisee “onko kysyttävää” ja kertoo jo valmiiksi ilmeellään, että se joka kysyy osoittaa olevansa kyvytön ymmärtämään selvää puhetta, vaikka jokainen tietää, että jäsentelemättömien muistiinpanojen lukeminen on kaukana selvästä puheesta. Sitä joka uskaltaa kysyä, moititaan käytäväkeskustelussa hankalaksi änkiotoksi.

Muistiinpanot jaetaan osallistujille, jotta nämä voivat tilaisuuden jälkeen lukea niistä sen mikä meni ohi, koska he pitkästyneisyyttään selasivat kännykkäänsä tai torkahtelivat.

Kysymys: Mikä tässä on pielessä?

Vastaus: Melkein kaikki!

Niin kauan kuin hyväksymme tehokkaaksi tiedon jakamisen tavaksi sen, että yksi kirjoittaa muistiinpanot ja kaikki marssivat peräkanaa neuvotteluhuoneeseen niiden lukemista kuuntelemaan, on ihan sama millä välineellä ne on tehty tai millaisella fontilla seinälle heijastettu teksti on kirjoitettu.

Tilanne voisi muodostua mielekkäämmäksi, jos em. muistiinpanot jaeltaisiin etukäteen kunnolla jäsennellyn yhteenvedon muodossa ja kerrottaisiin, että näiden pohjalta keskustellaan. Piiloviesti: “Lue ennen kuin tulet paikalle.” Jos muistiinpanot olisivat sosiaalisessa intrassa, niitä voisi jo alustavasti kommentoidakin. Lopullisessa keskustelussa ehkä viriäisi jotakin uutta täydentämään siihen mennessä tiedettyä. Aika ei loppuisi kesken ja voitaisiin päästä eteenpäin – moni valittaa juuri sitä, että on liikaa kokouksia, jotka eivät johda mihinkään. Kokouksiin voi ja saakin odottaa valmistautumista. PowerPointia ei välttämättä tarvitse käyttää lainkaan eikä ainakaan koko ajan. Vähemmän on tälläkin tavalla ajateltuna enemmän.

Osaan jo odottaa vastaväitettä: ei ehdi valmistautua kokouksiin kun niitä on niin paljon. Ehdotankin, että kokeillaan nyt muodissa olevaa leikkaamista tavalla, josta olisi todellista apua: leikataan kokoukset puoleen vaikka kuukauden ajaksi, mutta edellytetään niiltä laatua mm. osallistujien parempana valmistautumisena.

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus PowerPoint-vinkki presentaatio Prezi Prezi-koulutus sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus työssäoppiminen uusi työ visuaalinen ajattelu visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa