Tuottavuutta diaesitysten kasaamiseen

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Kun esitysmateriaalistaan ryhtyy vähentämään tekstiä ja hakemaan siihen visuaalisempaa ilmettä, aikaa palaa kuvien ja muun grafiikan etsimiseen. Ja niinkuin raaka-aineen hakeminen ei vielä riittäisi, grafiikkaa joutuu mahdollisesti muokkaamaan omiin väreihin ja tyyliin sopivaksi. Viisas välttyy moninkertaiselta työltä kierrättämällä! Tällä tarkoitan sitä, että toimivaksi todettua käytetään uudelleen joko sellaisenaan, pienin muutoksin tai muihin grafiikoihin yhdistämällä. Käytännössä siis vanhoissa esityksissä olevaa sisältöä kopioidaan työn alla olevaan tiedostoon, mutta kuinka moni jaksaa aukoa ja selata vanhoja diaesitystiedostojaan? Minä en ainakaan.

Usein käytettävän aineiston pitääkin olla mahdollisimman helposti saatavilla. Esimerkiksi kuvakkeita kertyy kiintolevylle ja pian niitä on satoja. Kuvakkeet tulevat yleensä zip-paketteina, joissa voi olla montakin omaan käyttöön sopimatonta kuvaketta. En kuitenkaan raski hävittää käyttämättä jääneitä, sillä mistäpä tiedän millaista materiaalia tarvitsen puolen vuoden kuluttua. Välttyäkseni selaamasta samoja kuvakkeita jokaikisen presisprojektin aikana olen luonut PowerPoint-tiedoston, jolle olen antanut suunnattomasta kekseliäisyydestä kielivän nimen Materiaalipankki. Sen sivuille lisään käyttämäni kuvakkeet ja vähitellen tiedosto on täyttynyt töihini ja tyyliini sopivasta materiaalista . Aina kun ryhdyn tekemään uutta esitysmateriaalia, avaan myös Materiaalipankki-tiedoston (sen olen tietenkin kiinnittänyt PowerPointin tiedostoluetteloon helposti saataville – tiedättehän, se nastakuvake!). Tästä aputiedostosta on helppo kopioida tarvitsemansa kuvake ja liittää se avoimeen työhön. Jos alkuperäisten kuvakkeiden väritystä on pitänyt muokata esimerkiksi kuvankäsittelyohjelmalla, Materiaalipankki-tiedostoon kelpuutan vain valmiit kuvakkeet. Näin aputiedosto todella palvelee minua ja nopeuttaa aineistojen tekemistä, mikä on sen tarkoituskin. Pelkkää selailua varten kuvakkeita ei kannata ryhtyä siirtämään erilliseen tiedostoon.

Kaikenlaista grafiikkaa voi kierrättää. Aina kun teen jotakin uutta yhdistämällä erilaisia grafiikoita keskenään, kopioin elementin Materiaalipankki-tiedostoon. Kyseessä voi olla esimerkiksi tekstilaatikko ja siihen liitetty symboli tai vaikkapa useasta perusmuodosta sommiteltu kokonaan uusi grafiikka – PowerPointissahan on mm. Yhdistä muodot -toiminto, jonka avulla voit leikellä ja yhdistellä grafiikkaobjekteja mielin määrin.

Kokonaisten sivujen asettelu tehdään yleensä mallitiedostoon tai teemaan, mutta omasta materiaalipankistani löytyy kokonaisia sivujakin. Aina ei ole niin yksinkertaista piirtää rajaa sen välille kannattaako lähteä muokkaamaan mallitiedostoa vai asetteleeko vain sivun tietyllä tavalla.

Kierrätysaate kannattaa tietenkin ottaa käyttöön työryhmän kesken. Ruudin keksiminen yhä uudelleen itsekseen nykertämällä ei taatusti paranna ryhmän tuottavuutta. Vähintään sellaiset diat, joita moni tarvitsee omissa esityksissään pitää tallentaa kaikkien saataville ja helposti päivitettäviksi pilvi- tai verkkosijaintiin. Näin ei tarvitse käyttää aikaa kyselemiseen, että onko se ja se tärkeä dia päivitetty ja keneltä sen viimeisin versio mahtaa löytyä. Oma materiaalipankkitiedostoni asuu 365-pilvessä. Saan sen sieltä käyttöön kaikilla laitteilla, joilla PowerPointia voi ylipäätään käyttää.

Designed by Freepik.com

Ai mistäkö kuvakkeita saa? Ostamalla kuvapalveluista tai etsimällä hakusanalla “free icons commercial use”. Laita nyt ainakin Googlen kuvakevalikoiman linkki talteen. Kuvassa oleva valikoima löytyi osoitteesta Freepik.com. Jos käytät tämän sivuston grafiikoita, sinun toivotaan liittävän tekijän verkko-osoite aineistoosi, mutta jos joku antaa töitään maksutta muiden käyttöön, kiittäminen näkyvyyttä antamalla ei liene ylivoimaista. Tekijälle se kuitenkin merkitsee paljon.

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus PowerPoint-vinkki presentaatio Prezi Prezi-koulutus sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus työssäoppiminen uusi työ visuaalinen ajattelu visualisointi webinaari yrittäjyys

Vastaa