Tietotyön rutiinit peliksi

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Jo kauan sitten menetin uskoni siihen, että tietotyön ajankäyttöpulmat ja muut haasteet ratkeaisivat jollakin tietyllä menetelmällä, joka opetetaan jokaiselle organisaation työntekijälle. Ihmiset ja työnkuvat ovat erilaisia, joten mikään menetelmä ei sellaisenaan sovi kaikille. Sonja Ängeslevän kirja Level up, työrutiinit peliksi vahvisti käsityksiäni tavasta, jolla olen viime aikoina lähestynyt ajankäytön, itsensä johtamisen ja tuottavuuden kysymyksiä. Kirja antoi myös paljon uutta ajateltavaa ja pinon hyviä ideoita odottamaan soveltamistaan.Level-up-tyorutiinit-peliksi_3d

Olen avannut pelillisyyttä ja peliajattelua aikaisemminkin eri blogipostausten yhteydessä, joten en ryhdy tässä selvittämään sitä mitä tällainen lähestymistapa on tai mitä se ei ole. Ängeslevä itse on pelikehittäjä, tutkija ja peliyhteisöaktiivi. Teoksessaan hän esittelee miten pelimäistä otetta voi soveltaa tietotyön rutiineihin. Tavoitteena on tuoda työhön yhtäläisesti tehokkuutta ja mielekkyyttä hallitsemalla asioiden ajallista samanaikaisuutta ja päällekkäisyyttä pelimäisellä otteella. Kirja ei siis esittele mitään erityistä digitaalista ratkaisua vaan ajattelutavan.

Olen kritisoinut ajanhallintamenetelmien kohdalla sitä, että usein niiden käyttöönotto tietää vain lisää tekemistä entisten rutiinien lisäksi. Monta kertaa olisi paljon tähdellisempää tarkastella kriittisesti omaa työnkuvaa ja siihen sisältyviä tehtäviä. Jos työ pysyy entisellään, mikään ei olennaisesti muutu sillä, että rutiinit kirjataan ylös odottamaan yliviivaamista. Eikö ensimmäiseksi pitäisi kysyä jokaisen työtehtävän kohdalla, että miksi tämä ylipäätään pitää tehdä. Ängeslevä käyttää esimerkkinä sähköpostin perkaamista vuosiloman jälkeen: Ihmiset tulevat työpaikalle levänneinä ja käyttävät tuntikausia askarrellakseen monta viikkoa vanhojen tiedotteiden, kutsujen ja muistioiden parissa. Entä moniko rutiinitehtävä ylipäätään tehdään vain siksi, että niin on “aina” ollut tapana?

Toinen tärkeä asia on kysyä mikä on kriittisintä juuri tällä hetkellä. Näinhän me teemme pelissäkin. Kun Haydayn laiva on lähdössä, on kiirehdittävä lastaamaan sitä sen sijaan, että järjestelisi farmin koristepensaita. Olen toisinaan huomannut ihmisissä arkuutta priorisoida asioita. Kummittelevatko tässä kenties parinkymmenen vuoden takaiset työtavat, jolloin kaikkien tehtäväksi annettujen asioiden tekemistä pidettiin itsestään selvyytenä ja niiden tekemiselle löytyi jopa aikaa? Tänä päivänä ihmiset ovat mukana monissa päällekkäisissä projekteissa, joiden tilanteet voivat muuttua silmänräpäyksessä. Tänään tärkeä onkin huomenna merkityksetön ja tehtäviä on uskallettava siirtää tai pudottaa pois.

Ajatus tyhjän tilan jättämisestä työpäivään tai työntekijöiden omien projektien salliminen on varmasti vieras niille, jotka edelleen uskovat kiireen olevan hyve ja tuottavuuden korreloivan pidemmän työpäivän kanssa. Mutta:

”Työympäristössä asiantuntijuuteen liitetään helposti pakkoideointi.—Tällainen ajatustehtailu tuottaa helposti valikoiman itsestäänselvyyksiä ja sekalaisia keskustelun avauksia, eikä prosessi edes haasta tekijöitään toden teolla. Oman osaamisen ja ryhmän tehokkuuden kannalta toimivampaa on jättää työpäivään riittävästi tyhjää tilaa tekemiseen ja ajatteluun.”

Jos todella halutaan uusia ajatuksia, innovaatioita ja luovia ratkaisuja, olisi uskallettava mm. lopettaa kalenterin ahtaminen täyteen kokouksia.

Pidän erityisesti siitä, että Ängeslevä korostaa oma-aloitteisuutta ja vastuunottoa sekä omasta työstä että kokonaisuudesta. Aktiivisuus ja proaktiviisuus ovat tietotyöläisen hyveitä. Aina on jotakin, jota omissa työrutiineissaan voi muuttaa ilman, että odotetaan tumput suorana ratkaisuja muilta. On asioita, joita voi opetella omaehtoisesti. Paljon voi myös tehdä vaikuttaakseen yhteisen tekemisen laatuun ja toimintatapoihin. Kaikkeen muutokseen ei tarvita juhlallisesti käynnistettyä muutoshanketta.

Suosittelen teosta tietotyöläisille, jotka uskaltavat ottaa vastuun omasta oppimisestaan ja työnsä mielekkyyden lisäämisestä. Kirjasta työkaluja löytävät myös esimiehet, johtajat, kouluttajat ja valmentajat.

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus PowerPoint-vinkki presentaatio Prezi Prezi-koulutus sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus työssäoppiminen uusi työ visuaalinen ajattelu visualisointi webinaari yrittäjyys

6 kommenttia “Tietotyön rutiinit peliksi

  1. Pekka Saurikin on tainnut saada tästä vihiä, kun kaipaili yhteiskunnan pyörittämiseen apua pelistä tyyliin Civilization.

    Kokemuksesta voin sanoa, että pienestä asti pelanneet suoriutuvat käytännön töistäkin sujuvasti.

  2. Kiitos kommenteista. Kyllähän peliajattelu kieltämättä voi tuoda potkua tekemiseen. En minäkään usko, että pelaaminen sinänsä on kenellekään haitaksi. Sen sijaan mikä tahansa mitä tekee yksipuolisesti voi olla vahingollista.

  3. Näin pelaajana voin todeta että tietotyö on tympeä peli, mutta peli nevertheless – päivä koostuu 1)viesteistä 2)palavereista 3)taskeista. Näiden yli priorisoidaan periaatteella mikä ensin.

    Haaste on lähinnä siinä, että onko omat työt (taskit) tärkeämpiä kuin muiden työt (viestit), mutta jos jakaa taskit pullonkaulataskeihin ja muihin (nice to have) taskeihin, niin periaate pullonkaulataskit -> viestit -> nicetohavetaskit on aika hyvä.

    Tosin, kokonaisuuden hahmottaminen (minkä kaiken yli pitää priorisoida) on sitä vaikeampaa mitä useampaa järjestelmään asiat sirpaloituvat, joten suosisin vähentämään järjestelmiä (miksi pirussa pitää olla n taskienhallintajärjestelmää?).

    Jos pieni mainostus sallitaan, niin yhdellä järjestelmällä pärjää aika pitkälle: http://www.collaborationobjects.com

  4. Ainakin tehtävien ja kalenterimerkintöjen erottelulle tiedän yhden hyvän syyn: Tehtävä tehdään ajankohtaan X mennessä, joten voit urakoida pieniä tehtäviä vaikka hammaslääkärikäynnillä mikäli joudut odottelemaan ylimääräiset 15 minuuttia (ja on sopivat työkalut saatavilla). Kalenterimerkintä taas viittaa johonkin, jossa on oltava täsmälleen tiettynä ajankohtana ja tietyssä paikassa. Tosin ihannetilanteessa nuo nähdään samassa näkymässä, jolloin oma työkuormitus näkyy yhdellä silmäyksellä.

    Tuo teidän järjestelmä vaikuttaa kiinnostavalta ja näpit kovasti syyhyävät ottaa testitunnus. Toisaalta juuri nyt on jonossa testattavia työkaluja ihan riittämiin, joten tiedän etten kuitenkaan ehtisi kokeilemaan. Olen sitten komentanut itseni pysymään testitunnuksista erossa vielä vähän aikaa…

Vastaa