Miksi sähköposti pitää pintansa

Julkaistu Julkaistu: Blogi

Bloggasin äskettäin Yrittäjähuoltamossa eräästä yrittäjälle tärkeästä työkalusta eli sähköpostista. Aiheesta kehkeytyi Twitterissä keskustelu, joka eteni piankin sähköpostiin yrityksen sisäisessä käytössä, jossa sen ei pitäisi enää olla keskeinen työkalu. Miksi sähköposti oikein pitää pintansa, vaikka meillä on olemassa vuorovaikutusta helpottaviapäällekkäisyyksiä karsivia ja työssäoppimista edistäviä työkaluja sisäisen sähköpostiliikenteen korvaamiseen?

Outi_Lammi_sos_intra_2

1. Se yksi heitä hallitsee -ilmiö

Sähköposti toimii muiden palveluiden sisäänheittotyökaluna ja verkkoviestinnän liimana. Sillä lähetetään kutsu esimerkiksi Yammeriin. Kun ladataan jaettavaa materiaalia OneDriveen, GoogleDriveen tai Dropboxiin, sehän on sähköposti, jolla tästä ilmoitetaan. Ja kokouskutsut tulevat sähköpostilaatikkoon. Ellei Lyncin käyttäjä ole paikalla kun työkaveri häntä kaipailee, viesti tallentuu sähköpostilaatikkoon.

Outi_Lammi_sos_intra_1

2. Sähköposti on osaamisen pienin yhteinen nimittäjä.

Voimme luottaa siihen, että jokainen työelämässä mukana oleva ihminen osaa avata saamansa viestin ja vastata siihen. Jos työryhmässä on yksikin, joka ei hallitse muita työkaluja kuin sähköpostin, viestintä ja tietovirrat hivuttautuvat siihen pikkuhiljaa takaisin. Sisäisestä sähköpostista luopuminen vaatii vähintään kahdenlaista osaamista, joista nappulatekniikka näyttää olevan helpompi omaksua. Jos organisaatiossa on totuttu työkulttuuriin, jossa nyhrätään yksin kunnes tehtävä on valmis, tekemisen tapa ei olennaisesti muutu sillä, että taiotaan yön aikana sosiaalisen työkalun kuvake ihmisten työpöydille ja ilmoitetaan, että tätä nyt käytetään. Joka väittää sosiaalisia työkaluja niin helpoiksi käyttää, ettei niihin tarvita koulutusta, on onnistunut elämään suojattua elämää. Jos teknologiamyönteisessä edelläkävijäyrityksessä asiat otetaan käyttöön tuosta noin vain kaiken ohella, on paljon työpaikkoja, joissa tämä ei onnistu.

”Although many will be familiar with new collaboration tools, others will need to develop a range of new social workplace skills in order to make effective and productive use of the technology for collaborative working.” Jane Hart teoksessa Social Learning Handbook 2014.

3. Usko itsekseen sujuvaan käyttöönottoon lisää Informaatioähkyä.

Pelkkää välinettä vaihtamalla eivät asiat parane. Yleensä tavallinen tarina etenee jotakuinkin niin, että kourallinen edelläkävijöitä ryhtyy käyttämään sosiaalisia työkaluja ja jotta muut eivät tipahtaisi rattailta, käytetään sähköpostia siinä rinnalla tiedottamaan, mitä sosiaalisessa intrassa on saatavilla: “Huomio kaikki, jaoin juuri dokumentin ABC SharePointiin.” Informaatiomassalle on luotu rehevä kasvualusta.

Näen myös jatkuvasti, että sähköpostiohjelmien haku- ja suodatustoiminnot ovat keskimäärin heikosti tunnettua aluetta. Voiko odottaa luontevaa suhtautumista vastaaviin toimintoihin uudessa ympäristössä, jossa niiden osaamista tarvittaisiin vähintään yhtä kipeästi kuin sähköpostin tehokkaassa perkaamisessa? Jos sosiaalinen intra otetaan käyttöön yhtä holtittomasti kuin sähköposti aikanaan, tietovirtojen hallinta ei merkittävästi helpotu. Ja valitettava tosiasia on, että sosiaalisten työkalujen haku- ja suodatustoiminnot eivät kaikissa tapauksissa yllä samaan kuin esimerkiksi Outlookin tai Gmailin tiedonjärjestelytyökalut. Tietovirtojen hallinnan pohjanoteeraus on Facebook, jota ei työvälineeksi ole varsinaisesti tarkoitettukaan vaan algoritmin äly perustuu siihen mikä on Facebookille itselleen eduksi. Jos peruskäyttäjä sysätään sosiaaliseen intraan ilman tukea ja ohjausta, parhaistakaan haku- ja suodatustoiminnoista huolimatta käyttäjäkokemus ei muodostu paljonkaan Facebookia paremmaksi. Ihmekös, jos vaivihkaa siirrytään taas käyttämään sähköpostia.

Outi_Lammi_sos_intra_3

Kiitos perjantain keskustelusta Tiina Airaksinen, Miia Kosonen ja Amos Ahola. Jos kaipaat ajatussparrausta Twitterissä, kannattaa seurata näitä ihmisiä!

Jaa Facebookissa!
Jaa Twitterissä!
Jaa Linkedinissä!
Jaa Pinterestissä!
Seuraa Youtube-kanavaa!
Lähetä linkki kaverille!
ageismi ajanhallinta esiintyminen esitysgrafiikka esitysgrafiikkakoulutus etätyö Evernote Excel Excel-koulutus Instagram iOS itsensä johtaminen kaavio kirjat koulutus kuva Microsoft Office Microsoft Office -koulutus monipaikkatyö muistikirjaohjelma office 365 OneNote OneNote-koulutus oppiminen peliajattelu Pivot-taulukko PowerPoint PowerPoint-koulutus PowerPoint-vinkki presentaatio Prezi Prezi-koulutus sosiaalinen media sparkline sparkline-kaavio Sway sähköposti tietotyö tuottavuus työssäoppiminen uusi työ visuaalinen ajattelu visualisointi webinaari yrittäjyys

2 kommenttia “Miksi sähköposti pitää pintansa

  1. Niin, ja ratkaisuhan on siis ottaa käyttöön sellainen sähköpostiohjelma, joka tehostaa työtä, vaikkapa muuttamalla koko inboxin GTD-metodogian mukaiseksi työjonoksi ja tarjoamalla pikatyökaluja sen hanskaamiseen. Perusmailiohjelma ei useinkaan ole paras ratkaisu.

  2. Moi Tarmo, ja kiitos kommentista. Esimerkiksi Outlookista pystyy tekemään itselleen GTD-ajattelua tukevan ympäristön. Tosin se vaatii toimintojen kuten esimerkiksi luokittelumerkintöjen hallintaa ja pientä säätämistä. Mutta sitähän varten ohjelmissa on asetuksia ja valinnaisia toimintoja, että niistä voi tehdä omaa arkeaan tehostavan työkalun. On ihan totta, että perusmailiohjelma ei sellaisenaan vielä ole kovinkaan tehokas.

Vastaa