Blogi

22.4.16 OneNote 2016 -opas e-kirjana

Kirjaa pukkaa! Ihan näinä viikkoina julkaisen OneNote 2016 -oppaan e-kirjana.

Aiheen valinta oli helppo, koska OneNote 2016 on Microsoft Office -tuoteperheen uusin tulokas ja kuitenkin melko huonosti tunnettu, joten minusta siitä kannatti kirjoittaa. Olisi sääli, jos näin monipuolinen ja tehokas ohjelma jäisi käyttämättä vain sen vuoksi, että ihmiset eivät tiedä siitä tai eivät yksinkertaisesti pääse alkuun sen kanssa. Opas helpottaa OneNoten käyttöönottoa ja esittelee sen erilaisia ominaisuuksia, joita on paljon enemmän kuin vaatimattomasta ulkoasusta voisi ensi näkemältä kuvitella.

OneNote 2016 -opas

Oppaasta en ole suunnitellut myytävää printtiversiota, mutta jos esimerkiksi joku taho tarvitsee sellaista, keskustelen mielelläni asiasta. E-kirjamuotoon tehdyn materiaalin etu on kuitenkin se, että aineisto on tarvittaessa helppo päivittää ja jakaa.

Oppaassa on n. 60 sivua, hinta tulee olemaan kympin paikkeilla ja opas on taitettu sillä tavoin, että sen voi printata halutessaan A4-kokoon. Kustantajana toimin minä itse, mutta omakustanteiden kohdalla mainittua Heikompi laatu -korttia ei kannata heilutella. Opas on ihan yhtä huolellisesti tarkistettu ja kustannustoimitettu kuin aikaisemmat “oikeat” kirjani.

Aiheesta taatusti lisää myöhemmin.

10.4.16 Mittaa vain sitä, mikä on sinulle tarpeellista

Näin suositeltavan sovellusta nimeltä Moment, jonka avulla voisi seurata älypuhelimen käyttöään (iOS). Latasin kokeeksi ja ryhdyin testaamaan. Sovellus ei kuitenkaan antanut hyödyllistä tietoa, joten käyttö jäi pariin testauspäivään. Hyödyttömän tiedon tarjoamisen lisäksi se oli akkusyöppö.

Älypuhelinriippuvuudesta tai laitteiden dominoivasta asemasta ihmisten arjessa kirjoitetaan ja puhutaan paljon, joten eikö minun pitäisi olla hieman positiivisempi? Mutta miksi seuraisin älypuhelimen tai tabletin käyttöaikaa sinänsä kuten Moment sen näyttää? Eikö hyödyllisempää olisi pysytellä selvillä asioista, joita laitteella teen? Käytän iPhonea ja iPadia työpäivän aikana monenlaisiin työasioihin. Esimerkiksi kirjoittamiselle ja koulutusten valmistelulle varatun toimistopäivän aamuna haen ensin taustamusiikin nettiradiosta tai Spotifysta ja ohjaan sen soimaan kaiuttimesta – musiikin kuuntelua Moment ei muuten laske käytöksi. Päivän aikana vilkaisen sähköpostit puhelimesta monestakin syystä. Jos viestiin riittää lyhyt vastaus, voin hoitaa sen nopeasti puhelimella. Tarjouspyynnöt tms. seikkaperäisempää työstämistä vaativat viestit haen myöhemmin läppärille. Olen myös säätänyt sähköpostitiliäni siten, että voin poistaa mobiililaiitteista käsin palvelimella olevia viestejä, joten läppärille tuleva posti on jo mainoksista vapaata. Työmatkan aikana haen pilvestä dokumentteja ja presentaatioita katsottavaksi tai kuuntelen podcasteja oppiakseni uutta. Listaa voisi jatkaa pitkälti.

IMG_4163

Moment tarjoaa mahdollisuutta seurata koko perheen mobiililaitekäyttöä – ominaisuuden käyttöönotto näkyy vaativan käyttäjätilin perustamisen. Minusta ajatuksessa on jotakin epämiellyttävää, mutta ehkä olen vain päässyt helpolla: oman tyttären kanssa ei tarvinnut vääntää älypuhelimen käytöstä eikä yleensäkään mistään ruutuajasta. Teini-iässä hän sai pelata ja viestittää vapaasti, mutta koska hänellä on aina ollut monipuolisesti harrastuksia ja paljon ystäviä, katsoin laitteiden käytön olevan hanskassa.

Noin 5 euroa maksavalla Pro-versiolla pääsisi rajoittamaan päivittäistä mobiiliaikaansa ja lukitsemaan itsensä kokonaan ulos esimerkiksi silloin kun haluaa viettää aikaa perheen ja ystävien kanssa. Samaten voisi rajata laitteen käyttöseurannan koskemaan vain työajan ulkopuolista aikaa. Ehkä tällaisesta on apua ainakin herättelijänä, jos kokee mobiililaitekäyttönsä olevan liukumassa hallinnan tuolle puolen, mutta itsekuria silti tarvitaan.

Jos haluaa tietää mihin aika kuluu laitteen ollessa kädessä, iPhonen Asetukset/Yleiset/Akku -näkymästä löytyvä akun käytön tilastointi antaa paljon hyödyllisempää tietoa kuin Moment. Työpäivän aikana tehtyjen tuntien seurantaan suosittelisin HoursTracker-sovellusta, johon voi syöttää mm. työtunnin hinnan. Maksuttomaan versioon saa kolme erilaista työtehtävää ja ellei töiden hintoja tarvitse seurata, työtehtäviä sopivasti ryhmittelemällä kolme tehtäväänsä saa riittämään pitkälle. Päivityksiä on kaksi: Personal Edition maksaa viisi euroa, kympillä heltiää Pro Edition -taso. HoursTrackerin saa iPhonen lisäksi myös Androidille.

21.3.16 Joko tunnet Office 365 -ryhmät?

Ryhmät on yksi hyödyllisimmistä lisäyksistä, mitä Office 365 -ympäristöön on tullut!

Sille, joka ei tiedä mistä on kyse, annan lyhyen selityksen: Ryhmät ovat Office 365 -toiminto, jonka avulla voidaan luoda työtiloja tiimeille ja työryhmille. Ryhmissä on paikka keskustelulle, yhteisille työtiedostoille sekä ryhmän oma OneNote-muistikirja. Työtiedostoja voi luoda ryhmästä käsin tai jakaa oman OneDriven sisältöä. Lisäksi ryhmä saa käyttöönsä henkilökohtaiseen kalenteriinsa kytkeytyvän yhteisen kalenterin.

Aiempi Microsoftin ratkaisu tiimien työtiloiksi on ollut SharePoint. Nyt samat tutut työkalut ja toiminnot saa käyttöönsä, mutta paljon aiempaa joustavammin. Periaatteessa kuka tahansa Office 365 -perustaidot hallitseva käyttäjä osaa perustaa ryhmän haluamansa aiheen ympärille, jos katsoo sellaisen tarpeelliseksi. Sen sijaan SharePointissa ryhmää vastaavan työtilan perustamiseen tarvitaan ohjelmiston ylläpitoon ja käyttäjienhallintaan vihkiytynyt ihminen.

Ryhmät ja SharePoint-sivustot ovat kuin uuden ja vanhan työn symboleita. Ryhmät vastaa nykyaikaisen matalahierarkkisen työyhteisön toimintatapoja: SharePoint sen sijaan edustaa perinteistä hierarkkisuutta, jossa käyttöoikeustasot, omistajuudet ja oikeuksien periytymiset ovat melkoisen himmelin aines. Ryhmillä on sen sijaan vain kaksi käyttöoikeustasoa: ryhmä on joko yksityinen tai julkinen. Yksityinen ryhmä näkyy pelkästään jäsenille, joilla kaikilla on yhtäläiset sisällön katselu- ja muokkausoikeudet. Julkisen ryhmän näkee kuka tahansa organisaation jäsen. Tarvitseeko sen olla tämän monimutkaisempaa?

Outi_Lammi_Office_365_groups

Office 365 -blogien keskusteluissa on paljon kyselty ovatko ryhmät nyt uusi Sharepoint. Kieltämättä pieni yritys voisi hyvinkin pärjätä ryhmien varassa, mutta on myös organisaatioita, joissa on voitava kontrolloida ryhmiä monipuolisemmin virtuaalisten työtilojen tapahtumia. Silloin kun tarvitaan järeämpiä työvälineitä esimerkiksi dokumenttien ja työnkulkujen hallintaan, ja dokumenttien käsittelijöitäkin on paljon, asiat pysyvät edelleen parhaiten hanskassa SharePointin tyyppisessä ympäristössä. Se ei siis ole katoamassa mihinkään.

Office 365:n ja SharePointin raja ei myöskään ole viivoittimella piirretty. Esimerkiksi ryhmän yhteisille tiedostoille varattu tila näyttää OneDriveltä, mutta selaimen otsikkorivillä näkyykin teksti sharepoint ja sites, joten todennäköisesti alla on SharePoint Online. Minun ei kuitenkaan työympäristössä toimiessani tarvitsisi tietää mitään siitä, mitä sanojen takana on ja se on hyvä suuntaus. Teknologia on alkaa olla siinä pisteessä, että se voidaan jättää taka-alalle ja käyttäjä saa keskittyä työtehtäviinsä ja viestintään.

Ryhmät vievät pohjan niiltä väitteiltä, joiden mukaan “se Office 365 on loppujen lopuksi isompien yritysten juttu”. Jo pienikin yritys saa sen vaivattomasti käyttöön, kun tarvitaan lisää potkua sisäiseen viestintään ja työn sujuvuuteen. Edelleen moni tyytyy vain maksamaan Office 365 -ympäristöstään, mutta jättää hyödyt ottamatta.

Ryhmiin on muuten lähiaikoina odotettavissa uusia toimintojakin. Katso videolta tulossa olevan Office Planner -tehtävienhallintatyökalun esittely.

9.3.16 Voiko digipaastosta tulla disruptiivinen trendi?

Mielenkiintoista, että vuosien 2016 – 2018 disruptiivisimpien teknologiatrendien joukossa on mainittu digipaasto (digital detox) sekä yksilöiden kehittämät vippaskonstit (hacks), joilla he tavoittelevat parempaa tuottavuutta digitaaliseen työhön. Onhan näitä digipaastoja sekä somettomia päiviä, viikkoja ja kuukausia julistettu vähän väliä, mutta vakavasti otettavaa digitaalisen työn korjauskohtiin pureutuvaa liikehdintää on vielä vähän. On paljon änkyröintiä ja haikailua menneeseen, mutta vähemmän sitä, mikä tunnustaa realiteetit ja katsoo samalla tulevaan.

Yhä useamman työ on digitaalista ja saadakseen sitä tehdyksi, työn tekijän on samalla suojauduttava digitaalisuudelta itseltään. Paradoksaalinen tilanne on hyvin ymmärrettävissä: sähköpostin ja yleensäkin tietovirtojen määrä tukahduttaa, kokouksia on liikaa ja johtamiskäytännöillä edelleen lähinnä säilytetään olemassa olevia tekemisen tapoja, joista seuraa paljon turhaa askartelua. Tästä voi kai syyttää ajanpuutettakin. Arki on siinä mielessä hassua, että ei ole aikaa miettiä järkeviä ratkaisuja, mutta on aikaa tehdä asiat yhtä vaikeasti kuin ennenkin. Tietotyön edelläkävijät ovatkin yksilöinä ryhtyneet muokkaamaan omia työtapojaan ja työnkulkujaan. Omaa aikaansa arvossa pitävät ihmiset poistavat jo nyt hälytyksiä mobiililaitteissaan olevista viestiohjelmista, tarkistavat sähköpostejaan harvemmin, pyrkivät lyhentämään kokouksia tai korvaamaan ne, reagoivat valikoidusti viesteihin ja huolehtivat muutenkin keskittymiskyvystään mm. ottamalla etäisyyttä kaikkialla vellovaan tietoon ja hyväksymällä seurattavaksi vain arvokasta. Jos tälläinen leviää laajemmaksi trendiksi, mitä siitä seuraa? Alkaako se tuntua esimerkiksi sosiaalisen median käyttötottumuksissa niin, että sillä olisi ihan disruptiivinen vaikutus? Ennustaminen on vaikeaa, mutta informaatioväsymystä ja somepitkästyneisyyttä on kieltämättä nähtävissä.

Outi_Lammi_digipaastoMiten sitten kävikään, selviää lopullisesti vuonna 2018. Silloin mm. nähdään onko meistä tullut informaatiota valikoivia itseään johtavia digikansalaisia vai olemmeko lopullisesti taantuneet Klikkaa, tykkää & jaa -zombieiksi? Ennustuksen tuloksen selviämistä odotellessa kannattaa vilkaista ne 25 muutakin trendiä, jotka Brian Solis esittelee artikkelissaan: 26 Disruptive Tech Trends for 2016 – 2018.

20.2.16 Sopisitko työpaikkasi osaamislähettilääksi?

Kirjauduin eilen Office 365 -tililleni ja totesin maisemien näyttävän toisenlaisilta kuin edellisenä päivänä. Viimeisimmästä Office 365 -koulutuksesta on muutama päivä ja kävi tietenkin mielessä josko koulutusmateriaalin vanhenemisen ennätys meni rikki. Tosiasiassa muutos koski vain järjestelmänvalvojan näkymää, joten yhtäkään kappaletta tai kuvaa ei tällä erää tarvinnut päivittää.

Versiomuutoksia seuraavat isot päivitykset ovat työläitä, mutta niistä eroon pääsemisen hinta on jatkuva pieni muutos. Sanon aina pilvityökalujen koulutuksissa, että ei pidä säikähtää jos asiat näyttävät jo kuukauden kuluttua toisenlaisilta. Muutos on pääasiassa pintaa, eivätkä perustoiminnot mihinkään häviä. Ne ovat siellä jossakin ja löytyvät kun etsii ja kokeilee, mutta tämä on ilmeisesti joillekin ahdistava tieto. Halukkuus oppia kokeilemalla on ominaisuus, joka jakaa ihmisiä.

Kokeilunhaluista aktiivista asennetta oppimiseen on käsitellyt Harold Jarche erinomaisessa artikkelissa Learn like a gamer. Hän käyttää aktiivisen oppimisen esimerkkinä pelimaailmaa, jossa puuttuvat ohjeet ovat normaali käytäntö. Ympäristön ominaisuuksien selvittäminen on osa peliä. Pelaaja selvittää yrityksen ja erehdyksen kautta toimivat rutiinit ja mallit. Hän kysyy apua pelin ympärille muodostuneelta verkkoyhteisöltä. Hän keksii oikoteitä ja jakaa muille oivalluksiaan. Samalla tavalla oppimista tapahtuu julkisiin yhteisöpalveluihin muodostuvissa verkostoissa. Tulee uusi ominaisuus, josta joku kertoo. Utelias kokeilee ja jos jokin menee pieleen, hän palaa keskusteluun kysymään lisäohjeita. Uudessa palvelussa on tyypillistä, että alkuvaiheen vuorovaikutuksesta suuri osa käsittelee sitä “miten tämä toimii”.

Jarchen ajatuksia pidetään kai itsestäänselvyytenä siellä, missä työelämän malli on se, minkä startupit tai muuten edistykselliset toimijat tuntevat. Tosiasiassa organisaatioissa on paljon ihmisiä, jotka esimerkiksi tutulta H-asemalta pilveen siirryttäessä kaipaavat ohjausta ja tukea voidakseen rauhassa todeta, että jaettu dokumentti on loppujen lopuksi toimiva juttu. On kuitenkin yleistä, että oppijoiden erilaisuutta ei suostuta tunnustamaan ja koulutus nähdään tarpeettomana. Seuraavaksi organisaatiossa onkin kahden kerroksen väkeä, jotka molemmat turhautuvat tahoillaan. Uudet hienot työkalut eivät täysin palvele itseohjautuvia edistyneitä, jos niiden käyttö tahmaa toisaalla. Kokeilemaan haluton osaamaton puolestaan ahdistuu ja käyttää kaiken kekseliäisyytensä vältelläkseen uusia työvälineitä. Jatkuvan tuottavuuskälätyksen keskellä ihmetyttää miten yleistä on jättää järjestelmien käyttö vajaateholle sallimalla uusia asioita arastelevien venkoilla kymmenen vuotta vanhojen toimintatapojen kanssa. Digitalisoituvassa työelämässä ei ole kyse enää siitä kiinnostavatko digityövälineet vai eivät. Niiden osaaminen kuuluu perustaitoihin.

Outi_Lammi_digiosaaminen

Entäpä sitten kun jonakin aamuna tuttu työympäristö on toisen näköinen. Menikö koulutus hukkaan? Jos perusasiat ovat varmalla pohjalla, pienet muutokset klaarataan kyllä vertaistuella. Vaikka käyttäjä ei olisi kokeilunhaluisimmasta ja aktiivisimmasta päästä, perusasioiden hallinta antaa itseluottamusta eikä virheklikkaus tunnu maailmanlopulta. Asteittaisten pienten muutosten tuki voi olla tyyppiä “kysy kaverilta siinä vieressä” tai järjestetty työympäristöön esimerkiksi ohjeiden ja vinkkien jakamiseen tarkoitettuna keskusteluyhmänä.

Jarche toteaa kirjoituksessaan, että valmius jatkuvaan oppimiseen on uusi lukutaito, minkä olen valmis allekirjoittamaan. Lisäksi uusi lukutaito on luonteeltaan sosiaalista: koska digitaalisen maailman muutos on jatkuvaa ja nopeaa, kukaan ei voi yksin hallita kaikkea. Sekä avun pyytäminen että sen antaminen ovat molemmat oppimistaitoja. On suuri merkitys sillä, millaisella asenteella sosiaalisissa oppimistilanteissa toimitaan: onko neuvon kysyminen kasvojen menetys vai tilaisuus syventää tietämystä; onko vastaus avunpyyntöön besserwissermäisen ylivertaisuuden osoitus vai mahdollisuus testata käytännössä miten hyvin neuvoja itse ymmärtää asian.

Itseään johtavaan ja aktiiviseen asenteeseen voi kannustaa puolikkaan tai yhden koulutuspäivän aikana, mutta ei siinä vielä syvällisiä muutoksia ehdi tapahtua. Nykyisin puhutaan työntekijälähettiläistä, jolla tarkoitetaan yrityksen asioista sekä ulospäin että myös sisäisesti viestiviä asiantuntijoita. Voisiko joku työntekijälähettiläs erikoistua esimerkiksi osaamislähettilääksi? Nimitys tarkoittaisi oppimiseen aktiivisesti suhtautuvaa ja ominaisuuksiltaan muiden opastamiseen sopivaa ihmistä. Osaamislähettiläs edistäisi organisaationsa tietotyöosaamista tietoa jakamalla ja kannustamalla oppimismyönteisyyteen omalla esimerkillään.

12.2.16 Kiitos blogini seuraamisesta

Kiitokseksi siitä, että luet blogiani annan sinulle sunnuntaina 14.2. vietettävän ystävänpäivän kunniaksi koodin outi2016, jolla saat 30 % alennuksen Docendon kirjakaupassa myytävistä IT- sekä Yhteiskunta ja talous -luokan kirjoista. Lisäksi 14.2. saakka on voimassa extraetu: saat kirjat ilman toimituskuluja.

Kuva: skuawk.com

Kuva: skuawk.com

Valmiin listauksen pelkästään minun kirjoistani näet tästä, loput Docendon verkkokirjakaupan kautta.

9.2.16 Löysitkö läppäristäsi kaksi OneNotea?

Käytätkö Windows 10 -käyttöjärjestelmää ja Microsoft Officea? Oletko kenties löytänyt laitteestasi kaksi OneNotea? Toinen näistä on riisuttu versio, toinen taas sisältää kaikki edellisistä versioista tutut tilpehöörit valintanauhoissaan. Eron näet alla olevista kuvista.

Outi_Lammi_OneNote_sovellus

Outi_Lammi_OneNote_ohjelma

Ylemmän kuvan kevytversio asentuu Windows 10 -käyttöjärjestelmän mukana ja niiden tietojen mukaan mitä sovelluksesta olen löytänyt, se on optimoitu kosketusnäyttökäyttöön. Jos työkoneena on tavallinen läppäri ja käytät pääasiassa näppäimistöä sekä hiirtä, käytännöllisempi valinta on työasemalle asennettava monipuolisempi versio. Kevytversio sijaitsee Käynnistä-valikon Sovellukset-osiossa, laajempi taas Käynnistä-valikon Ohjelmat-osiossa muiden Microsoft-ohjelmien joukossa. Selvyyden vuoksi käytän näistä nimitystä OneNote-sovellus ja OneNote-ohjelma.

Kaksi OneNotea samassa koneessa yhdistettynä Edge-selaimen OneNote-tallennusleikkuriin ehti jo saada minut syyllistymään sopimattomaan kielenkäyttöön. Hankin nimittäin itselleni ennen joulua uuden läppärin, johon tilasin myös Windows 10 -käyttöjärjestelmän. Totta kai uteliaisuuttani vietin tovin uutta Edge-selainta testaillen – uskollisen Chrome-käyttäjänkin on katsottava uudet selaimet, sillä koskaan ei voi tietää, vaikka löytyisi parempi. Riemukseni löysin Edgestä Jaa-toiminnon takaa OneNote-tallennuksen ja koska päämäärättömän selailuni aikana vastaan tuli kuitenkin kaikenlaista kiinnostavaa ja hyödyllistä, otin linkit talteen. En kuitenkaan tarvinnut niitä ennen alkutalvea. Kun käsillä oli tehtävä, jossa olisin tarvinnut linkkejäni, OneNote-ohjelman muistikirjoista ei löytynyt yhtäkään.

Tallennettavaan linkkiin voi myös lisätä omia kommenttejaan.

Tallennettavaan linkkiin voi myös lisätä omia kommenttejaan.

Raivokkaiden hakujen aikana muistin laitteessani olevan kevytversion eli OneNote-sovelluksen, johon en ollut koskenut sen jälkeen, kun sen ensimmäistä kertaa avasin. Linkithän löytyivät sieltä ja sisältö myös synkronoitui OneDriveeni heti kun avasin sovelluksen. Tämä vaikutti oudolta, mutta keksin kuitenkin jonkinlaisen selityksen: selaimen leikkuri siirtää linkin ja siihen liitetyn muistiinpanon OneNote-sovellukseen, jota ei avata linkin tallennuksen missään vaiheessa automaattisesti – ainakaan tehtäväpalkissa ei näy OneNote-kuvaketta. Jos taas teen pikamuistiinpanon Tehtäväpalkin Uusi pikamuistiinpano -painikkeella, OneNote-ohjelma näkyy aukeavan hetkeksi ja samalla synkronointi käynnistyy. Pikamuistiinpanona tehty merkintä löytyi mm. iPadin sovelluksesta heti ilman konstailuja. Selailin myös Ohjauspaneelin oletussovellusten asetuksia, mutta en löytänyt sieltä helpotusta tähän. Sen huomasin, että OneNote-sovellus on niin kiinteä osa käyttöjärjestelmää, että asennuksen poistaminen ei ole mahdollista.

Leikin ennustajaeukkoa ja arvaan, että Edge/OneNote-integraatiota vielä korjataan. Olisi mukava voida valita kumman OneNoten kautta selaimesta tallennettujen linkkien haluaa kulkeutuvan, mutta lennossa tapahtuva synkronointikin riittäisi. Eihän sillä ole suurtakaan väliä mitä kautta pikamuistiinpanot ja linkit kulkeutuvat, mutta muistaakohan moni käydä avaamassa OneNote-sovelluksen linkkejä tallennettuaan?

Koska digitaalinen muistikirja on nyt käyttöjärjestelmän ominaisuus, sen voinee katsoa vakiinnuttaneen paikkansa hyötyohjelmien joukossa! Pidän edelleen kiinni arviostani, jonka mukaan digitaalinen muistikirja on vielä tällä vuosikymmenellä tekstinkäsittelyohjelmaa keskeisempi työkalu.

2.2.16 Tietoinen lukeminen on medialukutaitoa

Parhaillaan meneillään olevan sanomalehtiviikon teemana ovat luotettavuus ja lähdekritiikki. Nämä korostuvat tietoa haettaessa. Nettikeskusteluissa tarvitaan myös toisenlaista luotettavuuskritiikkiä, joka pitäisi kohdistaa omaan itseensä.

Olen jäsen lukuisissa Facebook-ryhmissä ja joissakin on joskus noussut esille ryhmän negatiivisuus. Yksi voi ilmoittaa poistuvansa ryhmästä, koska se on niin negatiivinen, toinen moittii muuten vain yksittäiseen keskusteluketjuun osallistuneiden kommentointia negatiiviseksi. Viisas tietysti pitää huolen siitä, millaisella sisällöllä mieltään ruokkii. Silti en voi joskus olla kummeksumatta ihmisten tulkintoja. Olen nähnyt väitettävän negatiiviseksi mm. seuraavanlaista sisältöä:

  • tarkentava kysymys, esimerkiksi “tarkoitatko, että…”
  • syytä tiedusteleva kysymys, esimerkiksi “miksi valitsit tämän etkä tuota”
  • selkeän virheen oikaisu (kirjoitettu asiallisesti tai neutraalisti)
  • eriävä mielipide (asiallisesti esitettynä)
  • toisen käyttäjän tagaaminen kommenttiin esimerkiksi vastattaessa hänen esittämäänsä kysymykseen
  • ylläpidon huomautus räyhähengelle tai spämmisingolle
  • kommentti, jossa ei ole yhtäkään hymiötä

Nämä ovat siis olleet kaikki asiallisia ja neutraaleja, monia negatiiviseksi väitettyjä kommentteja tai keskusteluja on voinut luonnehtia jopa ystävällisiksi. Yhdessäkään tilanteessa ei kiroiltu, epäilty kenenkään hengenlahjoja eikä uhkailtu minkäänlaisella väkivallalla. Minusta tässä on medialukutaidon paikka!

Medialukutaitoa ei ole pelkästään se, että osaa arvioida lähteen luotettavuuden tai hallitsee käänteisen kuvahaun. Medialukutaitoa on myös oman lukutavan tiedostaminen. Silloin kun ei näe keskustelun toista osapuolta, ollaan pitkälti tulkintojen puolella. Kirjoitusta luetaan omasta poterosta käsin ja jos itsellä sattuu olemaan päivä, jolloin tukka on huonosti, takapuoli näyttää isolta kaikissa vaatteissa ja joku valopää oli parkkeerannut sille hyvälle vakiopaikalle, voi käydä niin, että neutraalia tai jopa ystävällistä tekstiä luetaan hapolla kyllästettyjen silmälasien läpi. Jos jonkun teksti ärsyttää, on hyvä hetki pysähtyä kysymään, että miksi tämä ärsyttää. Kirjoittaako hän todella provosoiden vai luenko hänen tekstiään jonkun oman oletukseni varjosta.

Medialukutaito_Outi_Lammi

Tietysti täysin neutraali teksti saattaa vaikuttaa joskus tylyltä kun keskustelukumppania ei näe. Tätä varten on olemassa emojit ja hymiöt, mutta ei niistäkään mitään pakkoa pidä tehdä. Sekin on medialukutaitoa, että hyväksyy ihmisten erilaiset vuorovaikutustyylit* myös netissä. Yksi viljelee Vulcan Salutea ja keksii aina ne hykerryttävimmät emojiyhdistelmät, toiselta yksi varovainen perushymiö on jo melkoista irrottelua.

(*Koska elämme sellaisia aikoja kuin elämme, tämä lisäys on pakko kirjoittaa: Erilaisen vuorovaikutustyylin hyväksymisellä en tarkoita sitä, että kenenkään missään tilanteessa olisi siedettävä nimittelyä tai väkivallalla uhkailua.)

29.1.16 Puolivuotisnäkymiä

Lähimmän puolen vuoden ohjelmassa on kirjoittamista ja kouluttamista, ei siis mitään uutta ja kuitenkin uutta!

Juttelin ennen joulua Jani Turku -nimisen yrittäjäkollegan kanssa ja keskustelun tuloksena työn alla on nyt käsikirjoitus Ideapakkaa varten – pläjäyksen työnimenä on nyt ainakin toistaiseksi Presentoijan Ideapakka. Se tulee käsittelemään samoja aiheita kuin syksyllä julkaistu kirjani, mutta erilaisessa ja paljon tiiviimmässä formaatissa.

Ihastuin Ideapakkaan jo vuosia sitten kun sain Reetta Koskelta sen ensimmäisen version. Käsikirjoitusprojektia varten sain pari uudempaa mallikappaletta ja alkuperäinen konsepti sekä näyttää voivan hyvin että on myös kehittynyt. Minulla on nyt valmiina muutama ensimmäinen kortti ja alustava runko, jonka mukaan mennään. Janin kommentitkin ensimmäisistä korteista olivat rohkaisevia ja tältä pohjaltahan on tietysti mukavampi edetä kuin jos hän olisi takonut päätään pöytään tuotoksiani katsellessaan.

Outi_Lammi_koulutukset_2016

Kuva: deathtothestockphoto.com

Ideapakan tyyppisen materiaalin laatiminen on tottakai erilaista kuin blogipostauksen, kolumnin tai kirjan tekstin kirjoittaminen, mutta toisaalta siinä voi käyttää sitä mitä on oppinut Visual-oppikirjasarjaan kirjoittaessaan. Sarjan oppaissa taitto on hyvin pitkälle sanellut sen paljonko yhdestä asiasta voi kirjoittaa ja tekstit on pitänyt osata jaotella erivärisiin laatikoihin, joilla on ollut oma merkityksensä.

Tästäpä pääsenkin toiseen asiaan: minulta on nimittäin kyselty mitä Visual-oppaita kirjoitan uudesta Microsoft Office 2016 -versiosta. Vastaus on lyhyt ja ytimekäs: en mitään. Kustantaja kyllä kyseli kiinnostustani kirjoittaa Excel ja Word, mutta näen noiden perusohjelmien oppaiden ajan olevan osaltani ohi. Valitettava tosiasiahan on, että kirjan kirjoittaminen on erittäin vähän houkuttelevaa, jos ajattelee pelkästään tuottopuolta, joten kirjaprojektin pitää sitten antaa jotakin muuta. Tällä erää pidän mielekkäämpänä kirjoittaa omaa materiaalia omia koulutuksia varten Microsoftin uudemmista tuotteista kuin päivittää vanhoja kirjoja, joiden sisältöihin versiomuutokset vaikuttavat kuitenkin marginaalisen vähän.

Huhut kertovat, että 2016 olisi muuten viimeinen varsinainen Office-versio ja jatkossa muutokset ujutettaisiin käyttäjille pienissä erissä samaan tapaan kuin on totuttu näkemään Google-ympäristössä. Tämäkin saa jo kyseenalaistamaan kirjaksi painettavien ohjelmien käyttöoppaiden mielekkyyden.

Kirjoittamiseen liittyen tässä on meneillään muutakin. Aloitin syksyllä toukokuulle saakka kestävän koulutusohjelman, josta haen uusia ideoita ja suuntia tietopuolisen tekstin kirjoittamiselle. Joku voi pitää tätä vanhanaikaisena ja ihmetellä, miksi en hanki esimerkiksi tämän hetken hypeen eli videotuotantoon liittyviä taitoja, mutta näin nyt teen koska voin. Ja onko missään edes sanottu, että kirjoittamisen tuloksen pitää aina päätyä kansien väliin ja paperille?

Koulutustyö jatkuu. Lisäsin koulutuskokonaisuuksien joukkoon pari uutta: Skype for Business – sujuva verkkokokous sekä Office 365 – tuottavuutta pilvestä. Ja kuten ennenkin, kaikkia koulutuksiani voi tilata myös räätälöitynä: jos joku valmis paketti sopisi käyttöösi melkein, mutta ei ihan, muokataan se yhdessä sopimaan täsmälleen.

22.1.16 Monipaikkatyö vai muuttoauto?

Viime viikolla nostettiin taas esille eräs kestoaihe, nimittäin suomalaisten haluttomuus muuttaa työn perässä. Käytännössä tällä ei tarkoiteta suomalaisten muuttohaluttomuutta yleensä vaan etusormea heristellään maakunnissa asuville, jotka eivät halua muuttaa pääkaupunkiseudulle. Siellä on työtä, mutta asiat eivät ole ihan niin yksinkertaisia kuin miltä ne helsinkiläistä päättäjää kuljettavan mustan auton takapenkiltä katsoen näyttävät. Normisuorittaja-blogin Annukka on ansiokkaasti kirjoittanut mm. syistä, joiden vuoksi muutto vaatii käytännössä vähän enemmän kuin muuttoauton tilaamisen. Syyt ovat muuten hyvin pitkälle samoja, joita pidetään täysin pätevinä silloin kun muuton pitäisi tapahtua toiseen suuntaan – tällöin esimerkiksi muuttoon pakottaminen ei tule kysymykseenkään, koska se on raju toimi, jota olisi harkittava tarkasti.

Normisuorittaja käsittelee väitettyä muuttohaluttomuutta arvojen näkökulmasta. Tästä onkin hyvä jatkaa kysymällä, että miksi ei ajatella niin, että käytössämme olevan teknologian pitäisi palvella ihmistä ja auttaa häntä elämään omien arvojensa mukaista elämää? Kaikenlaisten työvälineiden kehittämisen taustalla ihmisellä lienee ollut ajatus päästä elämästä vähän helpommalla.

Somekeskusteluissa olen ennenkin nimennyt monipaikkatyön edes osaratkaisuksi tähän muuttoasiaan (käytän mieluummin termiä monipaikkatyö, koska se kuvaa työntekoformaatin todellisuutta paremmin kuin vanhentunut etätyö). Kaikki eivät voi ryhtyä monipaikkatyöhön, mutta huomattavasti useampi kuin kuvitellaan. Kuitenkin monipaikkatyötä käsittelevä keskustelu katkeaa yleensä noin kolmanteen puheenvuoroon: joku vetää esille tasapäisyyskortin ja sanoo, ettei tällaista voi edes ajatella, kun kaikki eivät voi näin työskennellä. Jos meidän pitää odottaa työelämän uudistamista ja digiloikkaa siihen saakka, että löydetään kaikille ja kaikenlaisten työn tekijöille yhtäläisenä sopiva ratkaisu niin aurinko on ehtinyt nielaista maapallon ennen kuin on päästy edes ponnistamaan sitä loikkaa varten. Nykyisessä maailmassa on hankala elää, ellei siedä sitä, että erilaisissa tilanteissa hyvät ratkaisut ovat erilaisia.

Väistämättä vedotaan myös siihen, että monipaikkatyöstä on huonoja kokemuksia, mm. kommunikaatio on yskähdellyt. Ai sentään näitä klassikkoselityksiä! Ideoiden torppauskeino numero yksi on se, että “ei se toiminut ennenkään”.

Näin Normisuorittaja:

“….me tietotyötä tekevät pystymme kyllä pääsääntöisesti hoitamaan työmme vähän kauempaakin pääkonttorista tai asiakkaista, jos vaan työpaikan kulttuuri sen sallii ja ihmisiin luotetaan. Yleisesti ottaen tarvitsemme kuitenkin nykyistä suurempaa avarakatseisuutta joustavaan työn tekemiseen. On vanhanaikaista pakottaa ihmiset muuttamaan työn perässä, kun meillä on kaikki maailman viestintäteknologia käytössämme. Tässäkin tosin nähdään, että teknologiasta ei ole apua, jos asenteet eivät muutu.”

Teknologia ja järjestelmät kehittyvät, mutta asenteet elävät 60-lukua. Virtuaalisten työtilojen ja monipaikkatyön mahdollistavien viestintäjärjestelmien hyödyntäminen on puolitiessään, koska työntekijä nähdään laiskana mikrojohtamista tarvitsevana lusmuna. Parasta olisi kun hänet saisi istumaan esimiehen silmien alle kädet koko ajan näkyvissä.

PhotoStockEditor_PSE176

Kuvan lähde: www.photostockeditor.com

Jos toimimaton kommunikaatio olisi automaattinen seuraus siitä, että ihmiset tekevät töitään fyysisesti eri paikoissa niin miksi huonoa kommunikaatiota sitten on niin paljon sielläkin missä ihmiset istuvat vieri vieressä vain ohuen sermin erottamina? Kommunikaatio on asia, jota on mahdollista parantaa ja johon liittyviä asioita voidaan oppia, kunhan se katsotaan tarpeelliseksi. Koska hyvä kommunikaatio on johtamis- ja itsensäjohtamiskysymys, se on tahdon asia.

Asenteet ja mukavuudeksi muuttuneet tottumukset ovat uusien asioiden kokeilun ja oppimisen tulppa. On totuttu siihen, että asiat hoidetaan istumalla samassa neuvotteluhuoneessa saman pullalautasen äärellä. En kiellä kasvokkaisten tapaamisten arvoa, mutta minusta sitä myös liioitellaan. Monta kertaa kasvokkaisten tapaamisten ylistys on vain muutosvastarinnan stailaamista katu-uskottavaksi.

Työn tekemisen salliminen eri tavoin vaatisi monelta uudenlaisen työkulttuurin omaksumista, mikä onkin koko työelämän uudistamisen eräs edellytys. On kehitetty hienoja järjestelmiä, joilla voidaan käsitellä tietoa paikasta riippumatta jopa reaaliajassa toisen kanssa, kommentoida asioita tekstillä ja videovälitteisesti sekä järjestää kokouksia ja kokonaisia koulutustilaisuuksia verkon yli. Mihin näitä järjestelmiä sitten on tarkoitus käyttää ellei työn tekemiseen ja viestintään?